Le Comité de Pilotage ou COPIL peut devenir un élément essentiel dans la gouvernance d’une entreprise, en particulier lors de la mise en place de nouveaux projets. Il s’agit d’une instance de décision et de coordination stratégique chargée de veiller à la bonne marche des opérations et au développement de l’entreprise. Les missions du COPIL sont variées et souvent cruciales pour garantir le succès et la pérennité de la société, en permettant notamment au dirigeant de prendre conscience des forces et faiblesses de leur entreprise.
L’une des principales missions du COPIL est la mise en place de projets et de stratégies : cela implique l’identification des objectifs de l’entreprise à court, moyen et long terme, ainsi que la définition des moyens pour les atteindre. Les COPIL associent le plus souvent les personnages clés de l’entreprise, tels que le PDG, les directeurs généraux, les directeurs opérationnels ou encore les directeurs des ressources humaines. Les COPIL mis en place par MontCel Développement à la demande de PME ont pour responsabilité de concevoir des projets et des plans stratégiques alignés avec la vision globale de l’entreprise. Ils définissent les priorités, allouent les ressources et supervisent la mise en œuvre de ces projets. Le COPIL a pour avantage majeur celui de donner l’opportunité aux chefs d’entreprise de se pencher « sur » l’entreprise et son fonctionnement global, et d’aller au-delà donc du travail « dans » l’entreprise.
Une autre mission clé du COPIL, liée aux éléments évoqués plus haut, est l’analyse et l’optimisation des processus de l’entreprise. Il s’agit de veiller à ce que les opérations internes soient efficaces, efficientes et alignées avec les objectifs stratégiques préalablement définis. Pour ce faire, le COPIL mis en place par MontCel Développement effectue régulièrement des évaluations approfondies des processus, identifie les éventuelles lacunes ou inefficacités, et propose des améliorations. Cette démarche d’optimisation contribue à accroître la productivité, à réduire les coûts, et à améliorer la qualité des produits ou services de l’entreprise.
En outre, la gestion des risques est une mission fondamentale du COPIL : les entreprises évoluent dans un environnement complexe et en constante évolution, soumis à de nombreux risques potentiels, tels que les risques financiers, opérationnels, juridiques, environnementaux, ou encore les risques liés à la réputation. Le COPIL est également chargé d’identifier, d’évaluer et de gérer ces risques : il élabore pour ce faire des stratégies de mitigation, met en place des procédures de contrôle interne, et assure la conformité réglementaire des processus de l’entreprise. La gestion des risques peut permettre à l’entreprise de se prémunir contre les menaces potentielles, mais également de prendre des décisions éclairées pour minimiser les impacts négatifs lorsque de tels imprévus surviennent.
Le philosophe Hans Jonas dans son livre « le principe responsabilité » affirmait que de nouvelles obligations correspondent à un pouvoir nouveau ; une réalité que l’on peut aisément transposer au monde de l’entreprise, croissance rimant ici avec vigilance tant il est vrai que le succès entraîne l’apparition de problématiques insoupçonnées. Face à une forte hausse d’activité, les dirigeants de PME sont de plus en plus confrontés au manque de temps, de nouveaux problèmes structurels pouvant alors progressivement multiplier les dysfonctionnements de l’entreprise et affecter sa rentabilité:
En résumé l’évolution de l’activité impose des ajustements structurels destinés à maintenir les performances de l’entreprise, en évitant notamment la multiplication des risques. La mise en place d’une fonction administrative et financière efficace est par conséquent indispensable à la pérennisation de la création de valeur. La croissance n’est jamais un acquis : elle doit être maintenue à travers une stratégie adéquate
Dans le cadre d’une restructuration de la fonction administrative et financière de la société, le recours au DAF externe permet aux dirigeants de PME de se concentrer sur leur cœur de métier tout en disposant d’une expertise en termes de pilotage d’entreprise. Le diagnostic organisationnel et administratif va permettre de définir les forces, faiblesses et zones d’amélioration pour ensuite actionner les leviers de croissance appropriés. Cette analyse englobe notamment :
La réalisation des audits dépend bien sûr de l’entreprise et de l’activité concernées : cette (re)structuration permet dans tous les cas de fixer les stratégies et objectifs à même de fournir aux dirigeants d’entreprise une visibilité complète sur le fonctionnement de leur structure. Une condition indispensable au maintien de la croissance et de la rentabilité, à court comme à long terme.
Nombre de chefs d’entreprise s’interrogent sur la nécessité de faire appel à un directeur administratif et financier (DAF) externalisé lorsqu’ils disposent d’un expert-comptable ; pourtant ces deux professionnels disposent de compétences différentes et exercent des missions distinctes. En effet le rôle de l’expert-comptable est, comme son nom l’indique, d’assurer la tenue de la comptabilité et la production des états fiscaux et sociaux de l’entreprise. Cette activité implique entre autres fonctions :
En résumé l’expert-comptable exerce une mission de suivi de la comptabilité de votre entreprise en saisissant (et révisant si nécessaire) les données pertinentes. Au terme de l’exercice comptable, c’est lui qui assure la clôture des comptes, la production du bilan de votre entreprise et du compte de résultat, et ce en conformité avec la législation fiscale. Une activité de suivi qui peut en outre être complétée par un rôle de conseil notamment dans le domaine juridique. Le rôle de l’expert-comptable se distingue donc de celui du DAF dont les compétences sont orientées vers le pilotage « au quotidien et en temps réel » de l’entreprise.
En effet le directeur administratif et financier externalisé dispose de compétences transversales, et fournit à l’entreprise un accompagnement en continu destiné à optimiser son fonctionnement et ses performances. Il est ainsi juste d’affirmer que durant l’exercice de sa mission, le DAF externalisé fait corps avec les intérêts de l’entreprise qui le sollicite et devient ainsi un véritable « business partner ». Ses objectifs peuvent se décliner en trois grands axes :
Acteur de terrain, le DAF externe se doit d’avoir une approche pro-active et intervient en amont de l’expert-comptable pour garantir à l’entreprise des résultats à la hauteur de ses prévisions (qu’il contribue en outre à fixer). Alors que l’expert-comptable va, à l’issue de la clôture des comptes, être en mesure d’informer le dirigeant quant à la santé de son entreprise ou les difficultés rencontrées, le DAF externe va prévenir l’apparition de ces dernières et mettre en place des outils à même d’accroitre les résultats. Ainsi loin d’être opposés, le DAF externe et l’expert-comptable disposent de compétences complémentaires et vont agir en synergie afin de booster la productivité de votre société.
La vie d’une entreprise peut hélas être marquée par la survenance de difficultés, notamment au cours de certaines phases « sensibles » – lancement d’une activité, phase de développement impliquant une prise de risque, transmission…Aussi est-il nécessaire d’identifier les causes des éventuelles problématiques afin de mener une action de prévention. Les dirigeants d’entreprise doivent savoir que si un tiers des causes de difficultés sont accidentelles, les deux tiers restent cependant prévisibles et donc à même d’être solutionnées par une intervention adéquate. Les sources de ces difficultés sont multiples et l’on peut en distinguer 2 principales :
A ces deux causes majeures s’ajoutent également les facteurs conjoncturels – situation économique ou politique internationale pouvant affecter les prix de certaines matières ou la logistique (crise sanitaire, conflit en Ukraine…) – ou les imprévus tels que la perte inattendue d’un client important, ou les problèmes de santé pouvant interrompre l’activité. Dans tous les cas, il convient de prévenir et/ou traiter de telles difficultés avant toute chute de l’activité susceptible d’entraîner une situation de cessation de paiement.
Ces difficultés peuvent être lourdes et se traduire par une baisse du chiffre d’affaires et/ou une augmentation des charges – charges fixes et sociales notamment – entraînant une chute de l’activité et du résultat net de l’entreprise : aussi est-il nécessaire de mettre en œuvre des actions préventives afin de prévenir l’apparition de ces problématiques. Engager une veille en amont est bien sur nécessaire, mais il est important pour les entreprises de savoir faire appel à un professionnel du pilotage financier dès que les prémices d’une difficulté se font sentir. En effet dans la plupart des cas la mise en place d’actions correctives adaptées peut permettre de sauver l’entreprise avant qu’elle ne se trouve dans une situation d’urgence ou de cessation de paiements. L’expertise de MontCel Développement permet aux sociétés de toutes taille d’identifier leurs éventuelles défaillances avant la survenance de réelles difficultés, ce par le biais de diagnostics précis.
Les outils de prévention ou de « sauvetage » dépendent évidemment de l’entreprise concernée et peuvent toucher à de nombreux éléments : rotation des stock, créances clients, crédit fournisseur, redirection des investissements, optimisation des coûts d’entreprise, évolution du C.A. et du résultat d’exploitation, niveau d’endettement, choix de stratégie marketing adaptées, compétences et adaptation de la masse salariale aux besoins de l’entreprise etc. Dans le cadre d’une procédure collective, le DAF externe peut également agir comme interlocuteur auprès des créanciers, mandataires ou conciliateurs afin de protéger les intérêts de l’entreprise et son patrimoine.
Les entreprises devant souvent faire face à de nombreuses dépenses, l’optimisation des coûts restant ainsi un levier primordial lorsqu’il est question de doper la productivité et la compétitivité. Spécialiste du pilotage financier, le DAF externalisé est ainsi conduit à analyser les principales charges qui pèsent sur ses clients afin d’accroitre leur rentabilité. Plusieurs données sont ici considérées :
A cela s’ajoutent également un ensemble de coûts annexes – tels que la gestion d’un SAV par exemple – l’optimisation des coûts revêtant un caractère évolutif qui tient compte des évolutions de l’activité de l’entreprise.
L’audit des charges est une étape cruciale dans le cadre d’une opération d’optimisation des coûts, avec à la clef des économies souvent importantes pour les entreprises. A titre d’exemple 10 % d’économies sur les achats indirects – prestations de services, consommables, investissements etc. – peuvent produire jusqu’à 50 % d’augmentation de la marge brute, un chiffre pour le moins éloquent. Après avoir ciblé les postes de dépenses stratégiques propre à l’entreprise, le Directeur Financier et administratif (DAF) externalisé pourra mettre en œuvre un plan d’action ciblé à même d’améliorer la rentabilité et les résultats de ses clients.
Dans le cadre d’une mission d’optimisation des coûts menée au sein d’une PME parisienne, Montcel Développement a ainsi pu dégager une économie annuelle de 65 000€ – pour un CA avoisinant les 5 millions d’euros, soit une économie réalisée équivalente à 1,3% du chiffre d’affaires de la société. L’optimisation des coûts doit aujourd’hui tenir compte de l’évolution du monde entrepreneurial dans le cadre duquel le digital joue un rôle croissant. Les chefs d’entreprise doivent donc garder en mémoire le fait que la digitalisation des process de management est désormais un levier essentiel en termes de gestion au quotidien, favorisant la maîtrise des risques financiers, la réduction des coûts opérationnels et organisationnels, le maintien de la productivité et l’accroissement des marges de la société.
La valorisation d’entreprise est une étape permettant d’évaluer précisément la valeur d’une société ; préalable à toute opération de cession, le travail de valorisation peut également être réalisé par des chefs d’entreprises dans plusieurs cas de figure :
L’estimation correcte de la valeur de l’entreprise permettra ainsi de trouver le meilleur acquéreur, de mener des négociations fructueuses et de régler efficacement les différents processus administratifs. La valorisation d’entreprise nécessite évidemment une forte expertise – notamment dans le domaine de l’analyse financière – et c’est pourquoi l’accompagnement du Directeur Administratif et financier (DAF) externe est souvent nécessaire. Agissant toujours en tant que « business partner » du dirigeant, le DAF va ainsi procéder à une première analyse quantitative reposant principalement sur une évaluation financière.
L’opération de valorisation va ensuite intégrer plusieurs éléments d’ordre qualitatif, tels que le secteur d’activité concerné, la concurrence, la clientèle, la récurrence du chiffre d’affaires, l’image et la notoriété de l’entreprise, les éventuelles démarches de RSE etc. L’estimation intègre ainsi de nombreux critères permettant d’évaluer les potentiels, les atouts, les spécificités et les faiblesses de l’entreprise. Régulièrement sollicitée par des PME désireuses de procéder à une valorisation, MontCel Développement accompagne également les chefs d’entreprise dans leurs négociations avec de potentiels acquéreurs, tout en garantissant l’accomplissement des formalités administratives. De même, MontCel Développement se tient également aux côtés des acquéreurs dans le cadre d’un audit organisationnel et financier permettant d’identifier les atouts, axes d’amélioration, risques et opportunités de la cible.
Il appartient également au DAF de choisir une méthode de valorisation adaptée aux spécificités de l’entreprise faisant l’objet de l’évaluation.
On distingue en effet plusieurs méthodes de valorisation d’entreprise :
Nous évoquions dans un précédent article la problématique du risque cyber, soulignant notamment son coût élevé – pour les grandes sociétés comme les PME – et la méconnaissance dont il fait l’objet au sein des entreprises. Les pertes financières peuvent être multiples : amendes, enquêtes techniques, actions de relations publiques, sécurisation post-intrusion, frais de justice éventuels. Outre les diminutions de trésorerie et CA, ces attaques cyber se traduisent également par une hausse du cout des assurances : suite à la recrudescence de menaces de type « ransomware », les cyber-assurances ont en effet enregistré des pertes importantes au cours des dernières années.
D’après la société Beyond Trust, le montant moyen des rançons demandés aux entreprises est passé de 115 000 dollars en 2019 à 570 000 dollars au premier trimestre 2021. Le prix du risk management en entreprise s’envole donc, les assureurs adaptant les primes à l’ampleur de la menace. Selon le courtier Willis Towers Watson, « La hausse des primes, pour les grands comptes sans sinistre préalable, est comprise entre 50 et 150% sur un an. Et bien au-delà, quand l’entreprise a déjà subi une cyberattaque ». Pour les PME, la hausse oscille entre 20 et 50%, le courtier Marsh enregistrant pour sa part une hausse moyenne située autour des 40 à 45%… Certaines compagnies d’assurance ont même fait le choix du désengagement, Generali et Axa ne garantissant plus les rançons payées par les entreprises suites aux cyberattaques.
Les compétences du directeur administratif et financier (DAF) lui permettent ici de déterminer si une assurance spécifique est nécessaire, et de choisir le contrat adapté à ses clients.
Le pilotage financier de l’entreprise doit permettre la sécurisation de sa trésorerie et de son patrimoine en général. L’action du directeur administratif et financier consiste donc à fournir aux sociétés les outils nécessaires à leur protection face aux risque cyber, incluant bien sûr une police d’assurance adaptée. Le DAF externe va notamment accompagner l’entreprise dans la mise en place des mesures de cyber sécurité qui correspondent aux conditions des assureurs. Il doit également s’assurer que le budget consacré au risk management s’adapte aux besoins de la société : selon de nombreux experts en cybersécurité, la correcte gestion de ce risque nécessite 5 à 10 % du budget informatique.
Là encore l’action du DAF passe en premier lieu par la réalisation d’un audit nécessaire à l’évaluation du risque cyber, en tenant compte des spécificités de l’entreprise et de son activité. Après avoir établi une cartographie des risques – qui sera transmise à la direction – le DAF pourra mettre en place d’éventuelles actions correctives et adapter les process internes de l’entreprise à la réalité du risque cyber. Souscrire une assurance contre ces risques peut permettre de compléter les couvertures traditionnelles en matière de dommages, pertes (frais de reconstitution des données) et responsabilités, et de débloquer les sommes nécessaires au redémarrage de l’activité dans les plus brefs délais. L’expertise du DAF externe lui permet ici d’agir comme intermédiaire auprès des assureurs, et de négocier la signature d’un contrat d’assurance à même de protéger efficacement le patrimoine social de ses clients
La digitalisation des entreprises et la mutation de l’économie ont favorisé la diffusion de nouvelles menaces, PME et grands comptes étant désormais concernés par les enjeux de la cybersécurité. Si le conflit ukrainien fait redouter à certains observateurs une multiplication des attaques cyber, l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) estimait déjà en 2021 que celles-ci avaient augmenté de 400 % au cours des 5 dernières années.
Le site du Sénat rappelle également que dans une étude de 2020 consacrée à 1 971 sociétés faisant face à des cyber-incidents et des failles dans le monde, « l’assureur britannique Hiscox évalue le coût médian à 51 200 €, soit près de six fois le coût observé en 2019 (9 000 €), avec un coût total de 1,6 milliard € contre 1,1 milliard € en 2019, et un nombre de société attaquées près de 33 % supérieur. » Pourtant le risque cyber et son impact financier demeurent méconnus et sous-estimés par de nombreuses entreprises, seules 43 % d’entre elles pouvant en dresser une évaluation. En sa qualité de risk manager, le DAF externe doit donc désormais être à même de prendre en considération cette nouvelle menace pouvant sérieusement porter atteinte au patrimoine de l’entreprise et à la pérennité de son activité.
La cybersécurité peut revêtir de multiples aspects, le risk management se portant ici sur différents outils technologiques : le rôle du DAF consiste avant tout à déterminer quelles sont les « zones à risques » au sein de l’entreprise. Il faut notamment considérer les systèmes de messagerie, en particulier les plates-formes collaboratives intranet ou extranet susceptibles de faire l’objet de tentatives de phishing ou de piratage. A l’heure où les entreprises se connectent toujours plus – à l’information, à leur clientèle, aux entre entreprises etc. – à travers la Wi-Fi, la domotique ou l’IoT, c’est un véritable audit technologique qu’il faut ici mener pour mettre en relief les outils insuffisamment protégés.
La sécurisation des données – que l’on considère leur stockage ou leur circulation – impose une protection étendue à l’ensemble de l’entreprise (direction, prestataires et salariés) mais également aux clients : ces derniers doivent en effet pouvoir faire confiance au professionnel avec lequel ils sont en relation commerciale. L’autre levier essentiel face au risque cyber réside évidemment dans la formation du personnel de l’entreprise. Les fraudes et hameçonnages prenant des formes de plus en plus subtiles, le DAF externe doit accompagner la direction dans la mise en œuvre de campagnes de sensibilisation efficaces et régulièrement mises à jour : souvenez-vous que vos salariés et collaborateurs forment la première barrière entre la cyberattaque et votre entreprise !
Grâce à ses compétences en matière de finance, de gestion et de pilotage d’entreprise, le DAF externalisé va permettre à l’entreprise de s’assurer de la fiabilité de ses comptes, une condition indispensable à la solidité et à la pérennité financière de l’activité. Aux côtés du chef d’entreprise, le directeur administratif et financier vient également mettre en œuvre une politique de gestion budgétaire/ comptable cohérente – financement, trésorerie, cash-flow, gestion des emprunts etc. – et fournit ainsi à la société un terreau favorable à sa croissance. Véritable business partner de l’entreprise dont il assure la compétitivité, le DAF externalisé dispose d’une expertise lui permettant d’intervenir à plusieurs niveaux :
Elaboration d’une stratégie financière
Organisation et optimisation des services comptables
Mise en œuvre d’une planification pluriannuelle intégrant les perspectives d’investissement et la gestion des risques
Mise en place d’un processus budgétaire permettant de fixer des objectifs concrets et de mesurer les résultats
Garantir la conformité des documents financiers et comptables avec la législation en vigueur
Le rôle du directeur administratif et financier en termes de pilotage d’activité ne se limite pas à la fixation d’objectifs budgétaires : il inclut également la mise en place d’un PMT (plan à moyen terme) et de forecasts qui fourniront à l’entreprise autant d’outils prévisionnels facteurs de croissance. En utilisant les données historiques de l’entreprise, le forecasting donnera à celle-ci la possibilité d’adapter son activité à la demande réelle et aux conjonctures du marché. Il s’agit donc là encore d’un outil de pilotage supervisé par le DAF qui, utilisé comme il se doit, participera notamment à l’estimation du CA annuel de l’entreprise et à une saine gestion budgétaire. C’est principalement au profit de PME que la société MontCel Développement a été conduite à mettre en place des outils de rolling forecast permettant une mise à jour régulière des données d’entreprise. En complément des prévisions budgétaires traditionnelles, ce prévisionnel régulièrement actualisé offre à l’entreprise de précieux indicateurs de performance. Pour les dirigeants d’entreprise leur utilisation se traduit par une meilleure réactivité, une prise de décision éclairée et donc un pilotage d’activité synonyme de création de valeur