Pourquoi structurer la fonction administrative et financière de votre entreprise ?


Croissance d’activité et nouvelles problématiques en entreprise

Le philosophe Hans Jonas dans son livre « le principe responsabilité » affirmait que de nouvelles obligations correspondent à un pouvoir nouveau ; une réalité que l’on peut aisément transposer au monde de l’entreprise, croissance rimant ici avec vigilance tant il est vrai que le succès entraîne l’apparition de problématiques insoupçonnées. Face à une forte hausse d’activité, les dirigeants de PME sont de plus en plus confrontés au manque de temps, de nouveaux problèmes structurels pouvant alors progressivement multiplier les dysfonctionnements de l’entreprise :

  • Défaut du maintien/entretien de la relation client
  • Maîtrise des coûts d’entreprise
  • Contrôle des marges et de la trésorerie
  • Transmission des documents comptables
  • Obsolescence de la stratégie de marketing/communication
  • Absence de veille concurrentielle
  • Défaut de compétences des collaborateurs (risque RH)
  • Etc.

En résumé l’évolution de l’activité impose des ajustements structurels destinés à maintenir les performances de l’entreprise, en évitant notamment la multiplication des risques. La mise en place d’une fonction administrative et financière efficace est par conséquent indispensable à la pérennisation de la création de valeur. La croissance n’est jamais un acquis : elle doit être maintenue à travers une stratégie adéquate

Une vision claire de votre société pour gagner en rentabilité

Dans le cadre d’une restructuration de la fonction administrative et financière de la société, le recours au DAF externe permet aux dirigeants de PME de se concentrer sur leur cœur de métier tout en disposant d’une expertise en termes de pilotage d’entreprise. Le diagnostic organisationnel et administratif va permettre de définir les forces, faiblesses et zones d’amélioration pour ensuite actionner les leviers de croissance appropriés. Cette analyse englobe notamment :

  • Le cycle de vente – process/organisation – prévisionnel, offre commerciale, communication et stratégie, facturation, relances et règlements etc.
  • Le cycle d’achat – process/organisation – livraison des marchandises et exécution des prestations commandées, optimisation des marges et des conditions d’achat, mise en concurrence etc.
  • Le cycle trésorerie – tenue des prévisions de trésorerie, anticipation des mouvements financiers etc.
  • Le cycle informatique et numérique – utilisation optimale de l’outil informatique (PGI), adéquation de celui-ci aux évolutions des besoins de l’entreprise notamment en pilotage, marketing digital etc.

La réalisation des audits dépend bien sûr de l’entreprise et de l’activité concernées : cette (re)structuration permet dans tous les cas de fixer les stratégies et objectifs à même de fournir aux dirigeants d’entreprise une visibilité complète sur le fonctionnement de leur structure. Une condition indispensable au maintien de la croissance et de la rentabilité, à court comme à long terme.

Assurer la fiabilité des comptes et bâtir une stratégie budgétaire

Grâce à ses compétences en matière de finance de gestion, le DAF externalisé va permettre à l’entreprise de s’assurer de la fiabilité de ses comptes, une condition indispensable à la solidité et à la pérennité financière de l’activité. Aux côtés du chef d’entreprise, le directeur administratif et financier vient également mettre en œuvre une politique de gestion budgétaire/ comptable cohérente – financement, trésorerie, cash-flow, gestion des emprunts etc. – et fournit ainsi à la société un terreau favorable à sa croissance. Véritable business partner de l’entreprise dont il assure la compétitivité, le DAF externalisé dispose d’une expertise lui permettant d’intervenir à plusieurs niveaux :

  • Elaboration d’une stratégie financière

  • Organisation et optimisation des services comptables

  • Mise en œuvre d’une planification pluriannuelle intégrant les perspectives d’investissement et la gestion des risques

  • Mise en place d’un processus budgétaire permettant de fixer des objectifs concrets et de mesurer les résultats

  • Garantir la conformité des documents financiers et comptables avec la législation en vigueur

Prévisibilité et forecast : la planification au service de la croissance

Le rôle du directeur administratif et financier en termes de pilotage d’activité ne se limite pas à la fixation d’objectifs budgétaires : il inclut également la mise en place d’un PMT (plan à moyen terme) et de forecasts qui fourniront à l’entreprise autant d’outils prévisionnels facteurs de croissance. En utilisant les données historiques de l’entreprise, le forecasting donnera à celle-ci la possibilité d’adapter son activité à la demande réelle et aux conjonctures du marché. Il s’agit donc là encore d’un outil de pilotage supervisé par le DAF qui, utilisé comme il se doit, participera notamment à l’estimation du CA annuel de l’entreprise et à une saine gestion budgétaire. C’est principalement au profit de PME que la société MontCel Développement a été conduite à mettre en place des outils de rolling forecast permettant une mise à jour régulière des données d’entreprise. En complément des prévisions budgétaires traditionnelles, ce prévisionnel régulièrement actualisé offre à l’entreprise de précieux indicateurs de performance. Pour les dirigeants d’entreprise leur utilisation se traduit par une meilleure réactivité, une prise de décision éclairée et donc un pilotage d’activité synonyme de création de valeur