Le bilan fonctionnel est une représentation modifiée du bilan comptable. Il reprend les mêmes données que ce dernier. Cependant il réorganise les postes par fonction/utilisation. C’est-à-dire selon le cycle auquel ils sont rattachés – investissement, éléments d’exploitation, éléments hors exploitation ou financement. Le bilan fonctionnel présente deux avantages majeurs :
En effet dans le cadre du bilan fonctionnel (et non pas seulement comptable), les termes actifs et passifs sont remplacés respectivement par les notions d’emplois et de ressources. Dans le cadre des emplois (actifs) nous retrouvons l’actif stable – les immobilisations incorporelles, corporelles ou financières – et l’actif circulant – c’est-à-dire l’actif d’exploitation, actif hors exploitation et trésorerie active. En termes de ressources (passifs) nous considérons les ressources stables – capitaux propres, dettes financières – et le passif circulant – dettes d’exploitation, dettes hors d’exploitation et trésorerie passive.
Le bilan fonctionnel se présente comme un outil dont le but est d’évaluer précisément la sécurité de l’équilibre financier de l’entreprise. Il prend en considération les différents cycles économiques de l’entreprise que sont le cycle d’investissement (l’actif stable) ; le cycle de financement (les ressources stables) ; le cycle d’exploitation actif (actif circulant) ; et le cycle d’exploitation passif (le passif circulant). L’équilibre financier, support de sécurité financière et de toute création de valeurs à long terme, s’apprécie au regard des trois indicateurs que sont le fonds de roulement net global (FRNG), le besoin en fonds de roulement (BFR) et la trésorerie nette (TN) : la gestion fonctionnelle repose sur une règle d’or en vertu de laquelle les ressources stables doivent pouvoir financer les emplois stables.
Dans certains cas une analyse fonctionnelle de l’entreprise révèle un FRNG négatif, les ressources à long terme se révélant insuffisantes pour couvrir les emplois à long terme. Nombre d’entreprises n’ont pas conscience de ce déséquilibre financier qu’elles compensent en utilisant leurs ressources à court terme, une solution qui s’inscrit évidemment dans le court terme et engendre un recours excessif aux découverts bancaires, retards de paiement des dettes fournisseurs, sociales et fiscales…
La création de valeurs passe dès lors par l’optimisation et l’accroissement des ressources stables, afin que le fonds de roulement de l’entreprise lui permette d’une part de financer la totalité de son actif stable et d’autre part de financer suffisamment son actif circulant (stocks et créances clients par exemple). C’est ici que le rôle d’un directeur administratif et financier s’intègre à une stratégie globale de l’entreprise : MontCel Développement propose ainsi à ses clients des solutions permettant une utilisation plus sécurisée et moins coûteuse – ainsi qu’une réponse adaptée au pilotage du besoin en fonds de roulement d’exploitation (BFR).
Qu’il s’agisse de réduire les stocks, le poste créances clients ou de renégocier les délais de paiements avec les fournisseurs, MontCel Développement aide ses clients à définir des choix stratégiques en pilotage de BFR et les accompagne dans la mise en œuvre de son optimisation. Une analyse poussée de la trésorerie nette de l’entreprise permettra entre autres de fixer des objectifs précis pour sécuriser l’équilibre entre FRNG et BFR. MontCel Développement aide les sociétés, TPE et PME notamment, à identifier les leviers d’action susceptibles de favoriser l’équilibre global de leur bilan et de contribuer ainsi à la sécurisation et à l’essor de leur activité.
Le Plan de Continuité d’Activité (PCA) a pour objet de définir la stratégie et les dispositions que l’entreprise appliquera afin d’assurer la continuité de ses activités dans le cadre d’un sinistre ou d’un événement perturbant gravement son fonctionnement normal. Ainsi en pleine explosion de la pandémie de Covid-19 qui impose le confinement des salariés, les entreprises doivent mettre en place des mesures qui garantiront la survie de la société, autant que la santé des employés et partenaires – l’employeur doit ainsi mettre à disposition des salariés les équipements de protection individuelle nécessaires à la poursuite de l’activité professionnelle.
A la lumière du contexte et du sinistre – en l’occurrence une crise sanitaire de grande ampleur – il s’agit en premier lieu :
Les ressources humaines jouent ici un rôle clé puisqu’il faudra déterminer quelles sont les personnes et services nécessaires à la gestion de crise, de même que les salariés indispensables à l’activité. Dans le cadre d’une crise de nature sanitaire analogue à celle du Coronavirus, l’entreprise doit impérativement savoir comment protéger les employés présents sur leur lieu de travail.
Si les grandes sociétés semblent être pour l’heure les mieux préparées en matière de PCA, le code du travail impose également aux entreprises de moindre taille un ensemble de mesures protectrices à l’égard des salariés. L’ampleur et la durée de la pandémie de Covid-19 démontrent par ailleurs à quel point la définition d’un plan de continuité d’activité efficace est vital pour le maintien des TPE et PME.
Des actions de prévention et de protection correctement définies permettent en effet de réduire les risques (voire de les supprimer) ; une mauvaise évaluation de ces risques pouvant a contrario entraîner une interruption d’activité dommageable pour l’avenir de l’entreprise. Un impact négatif qui peut affecter aussi bien sa performance économique que sa réputation en cas de mauvaise gestion des relations vis-à-vis des clients, fournisseurs, partenaires etc. En effet le PCA touche à plusieurs domaines faisant souvent intervenir les capacités relationnelles du dirigeant d’entreprise, qui fait face à des sollicitations multiples.
Le recours à un Directeur Administratif et Financier externalisé constitue par conséquent un choix avisé de la part d’un dirigeant de PME, particulièrement lorsqu’il est question d’événements dont il est impossible de déterminer la durée et l’impact. Dans le cadre de la crise sanitaire liée au Covid-19 et du passage au stade 3 de la pandémie (confinement), Montcel Développement intervient au sein d’une PME travaillant dans le domaine du BTP.
Le travail du Directeur Administratif et Financier externalisé vise donc ici à assurer, grâce à son expertise de terrain, une gestion optimale de la crise et à apporter des solutions combinant maintien des activités, sécurité et prévention des salariés. Le tout avec comme objectif final une limitation de l’impact subi par l’entreprise, et une reprise d’activité s’effectuant dans des conditions optimales une fois la période de crise terminée. Aux côtés du chef d’entreprise, le DAF assure une mission de pilotage, déployant une stratégie de management des risques dont il assure la mise en œuvre correcte et le suivi.
Les stratégies définies par Montcel Développement pour l’élaboration de ce PCA se déclinent en 4 axes majeurs : l’organisation du maintien des activités essentielles de l’entreprise (le PCA en tant que tel) ; l’identification des dispositions à mettre en œuvre pour assurer la continuité des chantiers ; l’anticipation des éventuels arrêts de chantiers ; l’anticipation de la reprise d’activités.
En coopération avec le chef d’entreprise, le DAF hiérarchise les activités en fonction de leur importance. L’entreprise détermine ainsi les activités prioritaires qui seront maintenues en toutes circonstances, et celles qui doivent être reportées à plus ou moins longue échéance. Ce travail permet ensuite de nommer les acteurs-clés en charge de ces activités, et de définir si nécessaire des rangs de remplaçants. Le DAF externalisé s’assure que l’entreprise dispose des moyens techniques et administratifs nécessaires à la continuité des activités.
Ce sont d’abord les compétences personnelles et relationnelles du DAF qui s’exercent : toujours en liaison avec le chef d’entreprise et la direction, il veille à la santé et la sécurité des salariés. Dans le cadre d’une pandémie, il s’agit notamment de faire respecter les mesures barrière, de s’assurer que les salariés disposent de moyens de transport individuels et d’éviter qu’ils ne travaillent sur un chantier de manière isolée. De façon concomitante il est impératif que de maintenir le contact entre l’entreprise et ses clients ou fournisseurs afin d’anticiper toute évolution en termes d’activité. Dans une perspective de prévention/sécurité, le DAF veille à ce que les salariés disposent d’un matériel de décontamination. Il s’assure également de l’application des consignes de sécurité par sa présence régulière sur les chantiers en cours
Le contexte d’une pandémie peut contraindre l’entreprise à interrompre certains chantiers : le DAF veille alors à ce que des constats soient établis et que les différents acteurs intervenant sur lesdits chantiers soient informés. La sécurisation des postes de travail, la protection ou récupération de certains matériaux sont d’autres exemples d’impératifs auxquels le DAF apporte son attention.
L’activité en période de crise majeure impose avant tout la reprise de contact avec les clients et partenaires – en l’occurrence la maîtrise d’ouvrage et les fournisseurs. L’entreprise doit s’assurer de pouvoir bénéficier de la présence de l’ensemble des acteurs-clés nécessaires à l’activité. La prévention/sécurité restant au cœur des préoccupations, le DAF assure une mission d’information et relaye les consignes émanant des autorités administratives.
La mise en œuvre des mesures de gestion de crise doit également être garantie par la fourniture des équipements de protection individuelle adéquats. La reprise des chantiers en période de confinement impose d’identifier les éventuelles problématiques survenues durant l’interruption des travaux : les activités doivent en effet pouvoir s’y dérouler en l’absence de risques. Avec le dirigeant d’entreprise, le DAF détermine les chantiers et prestations prioritaires ainsi que les tâches devant être reportées si les conditions – humaines et matérielles – font défaut.
À l’issue de la période de crise, le DAF organisera également la reprise normale de l’activité.
L’expertise de Montcel Développement en matière de gestion des risques et d’optimisation des activités lui permettent d’intervenir au profit des TPE/PME nécessitant un PCA, quel que soit leur secteur d’activité. Le DAF externalisé est ainsi un allié précieux des entreprises qui font face à une crise potentiellement dommageable pour leur avenir.