Quelles sont les obligations de l’entreprise dans le cadre du télétravail ?


Obtenir l’accord des salariés

La persistance de la crise sanitaire et l’apparition du variant Omicron ont poussé le gouvernement à maintenir la pratique du télétravail (lorsque cela est possible) afin de réduire les contacts physiques sur les lieux de travail. S’il n’est plus obligatoire depuis le 2 février 2022, le télétravail reste fortement recommandé. La mise en place du télétravail peut se faire à travers un accord d’entreprise, une charte ou un simple accord entre salariés et employeurs. En vertu de l’article L2312-8 du code de travail, la consultation du comité social et économique s’impose dans les sociétés d’au moins 50 salariés. Le télétravail nécessite donc l’accord des salariés concernés

Fournir le matériel de travail nécessaire

Quoi qu’il en soit, les entreprises ayant recours au télétravail doivent respecter certaines règles qui permettent aux salariés de poursuivre leur activité à domicile dans de bonnes conditions. Si l’employeur n’est plus obligé de prendre en charge les frais liés à l’exercice du télétravail, il ne peut demander aux salariés d’investir dans un matériel informatique. L’entreprise doit ainsi mettre à disposition de ses collaborateurs les équipements mobiliers et informatiques leur permettant de mener à bien leur mission dans des conditions optimales. Lorsqu’il sera mis fin au télétravail, les salariés restitueront ces biens dont la société reste responsable.

Garantir le bien être et la sécurité des télétravailleurs

L’employeur reste en outre tenu par son obligation de garantir la sécurité et la santé des salariés même lorsqu’ils ne travaillent pas dans les bureaux de l’entreprise. Cet impératif englobe non seulement la qualité et l’ergonomie du matériel de travail mais également la prévention des risques psychosociaux. Le lieu où s’exerce le télétravail doit être conforme aux normes de sécurité, les entreprises pouvant également proposer à leurs salariés un suivi spécifique relatif aux consignes propres au travail à distance (postures, temps passé devant l’écran etc.).

Droit à la déconnexion et respect de la vie privée

L’un des principaux enjeux du télétravail réside dans l’équilibre entre l’encadrement des salariés et leur droit à la déconnexion. En vertu de ce dernier, les collaborateurs de l’entreprise doivent disposer de plages horaires lors desquelles ils doivent rester joignables ; en dehors de ces heures clairement définies, l’employeur ne peut contacter les salariés. Outre ce droit à la déconnexion, la loi informatique et libertés impose à l’entreprise le respect de la vie privée des salariés. Les principes de licéité, loyauté et transparence limitent ainsi les contrôles de données personnelles- bien que le caractère personnel ou non des échanges soit parfois difficile à déterminer.

L’entreprise ne peut donc surveiller les e-mails et conversations privés des salariés, les modalités de suivi de l’activité en télétravail devant être précisées dans l’accord ou charte organisant le télétravail. En tout état de cause, les dispositifs de contrôle d’activité des télétravailleurs doivent être strictement encadrés et proportionnés, afin de prévenir toute pratique intrusive. Il est donc impératif pour l’entreprise de connaître et respecter le règlement général sur la protection des données (RGPD)

Le recrutement « aléatoire », un risque pour l’entreprise

Quels sont les principaux risques RH?

Au sein des grandes entreprises comme des PME, la gestion des ressources humaines est un élément stratégique qui conditionne le bon déroulement des activités et la croissance de la société. Les RH sont cependant exposées à de nombreux risques trop souvent sous-estimés ou méconnus, y compris de la part des DRH. 52 % des risques en matière de ressources humaines sont internes à l’entreprise et regroupent les risques psychosociaux et ceux liés à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). Le recrutement, la motivation, la formation et la gestion des compétences comptent ainsi parmi les risques susceptibles de compromettre les résultats et/ou la réputation de l’entreprise : que l’on songe seulement au préjudice qui affecte les entreprises victimes de l’absentéisme d’un ou plusieurs salariés, de comportements inadéquats sur le lieu de travail ou encore de compétences inadaptées voire obsolètes au regard de l’activité concernée. Rappelons que les processus d’embauche échouent dans 13,5% des cas, le retour sur investissement (ROI) négatif avoisinant quasiment 300 % dans le cadre d’un recrutement raté.

Des entreprises rarement préparées

Le recrutement constitue ainsi un investissement pour les sociétés, dont la masse salariale doit représenter un levier de croissance et non un simple risque. Alors que les risques internes précédemment évoqués impactent directement l’organisation et la productivité d’une entreprise, le risk management dans le domaine des RH est trop peu souvent pris en compte. D’après une enquête de l’Association de Management des Risques et des Assurances de l’Entreprise (AMRAE) portant sur la gestion des risques liés aux RH, 47 % des entreprises ne disposent pas d’indicateurs prédictifs nécessaires à l’évaluation des risques. En outre seules 20% d’entre elles considèrent qu’une démarche de gestion RH est nécessaire pour améliorer la productivité et la croissance des entreprises. Ainsi en l’absence de professionnels qualifiés dans le domaine du risk management, les sociétés restent exposées aux dangers que représente un recrutement aléatoire. Les conséquences sont par ailleurs nocives pour les salariés eux-mêmes qui devront travailler plus pour compenser les baisses de productivités.

Le risk management appliqué aux RH : un recrutement synonyme de croissance

Connaître l’environnement de l’entreprise et ses besoins réels

La gestion du risque dans le domaine des ressources humaines consiste à identifier les zones de vulnérabilité à travers un audit; celui permettra ensuite de mettre en œuvre aussi rapidement que possible les actions correctives nécessaires. Naturellement il est préférable d’agir en amont au niveau des processus de recrutement : MontCel Développement a été ainsi fréquemment sollicitée en qualité de risk manager pour assurer l’adéquation entre le personnel recruté – qu’il s’agisse de compétences ou de soft skills – et les besoins réels de l’entreprise. Une activité que nous poursuivons également dans le cadre de la société Antal – RH Performa, parfois aux côtés des DRH des sociétés lui faisant appel. Quelle que soit la situation, la gestion des risques appliqués aux ressources humaines n’est pas uniquement une affaire de chiffres et statistiques, bien qu’il s’agisse là d’indicateurs incontournables : la maîtrise du dialogue social est également indispensable.

Optimiser le recrutement pour encourager la création de valeur

Le management du risque appliqué aux RH passe par la mise en œuvre d’une GPEC performante, laquelle nécessite une connaissance des compétences nécessaires à l’entreprise et des dangers (immédiats ou à venir) auxquels elle est exposée – perte de compétitivité, baisses de résultats et difficultés de recrutement notamment. Le risk manager doit également être à même de s’imprégner du climat social de l’entreprise et de connaître sa stratégie afin de pouvoir lui procurer – à travers un recrutement optimisé – les compétences individuelles dont elle a besoin. Sachant qu’une entreprise sur deux seulement juge son processus de recrutement efficace, le rôle du risk-manager en RH consiste à éviter les coûts parfois considérables d’un recrutement raté :

  • Coût du processus de recrutement (dépenses en agent, temps et énergie pour les passer les annonces, sourcer, trier et sélectionner les candidatures, faire les contrôles de référence, faire passer les entretiens d’embauche…),

  • Coût du maintien en poste et celui du licenciement,

  • Coût des erreurs business (opportunités manquées par exemple),

  • Coût du déficit de productivité des équipes

En confiant le recrutement à un professionnel rompu au management du risque, les entreprises se trouvent en mesure d’éviter ces écueils et les pertes économiques qui en découlent. La gestion du risque appliquée aux ressources humaines va ainsi garantir aux sociétés la présence d’un personnel qualifié, expérimenté et volontaire qui contribuera effectivement à la croissance de l’activité.

L’objectif du Plan de Continuité d’Activité, et le rôle du Directeur Administratif et Financier

Le Plan de Continuité d’Activité (PCA) a pour objet de définir la stratégie et les dispositions devant être mises en œuvre par une entreprise, afin d’assurer la continuité de ses activités dans le cadre d’un sinistre ou d’un événement perturbant gravement son fonctionnement normal. Ainsi en pleine explosion de la pandémie de Covid-19 imposant le confinement des salariés, les entreprises sont tenues de mettre en place des mesures destinées à garantir la survie de la société, autant que la santé des employés et partenaires – l’employeur doit ainsi mettre à disposition des salariés les équipements de protection individuelle nécessaires à la poursuite de l’activité professionnelle.

A la lumière du contexte et du sinistre – en l’occurrence une crise sanitaire de grande ampleur – il s’agit en premier lieu :

  • d’évaluer les risques auxquels fait face l’entreprise
  • de fixer des objectifs, tant durant la période de crise qu’à son issue
  • d’identifier les activités essentielles au maintien de l’activité, et à la future reprise.

Les ressources humaines jouent ici un rôle clé puisqu’il faudra déterminer quelles sont les personnes et services nécessaires à la gestion de crise, de même que les salariés indispensables à l’activité. Dans le cadre d’une crise de nature sanitaire analogue à celle du Coronavirus, l’entreprise doit impérativement savoir comment protéger les employés présents sur leur lieu de travail.

Si les grandes sociétés semblent être pour l’heure les mieux préparées en matière de PCA, le code du travail impose également aux entreprises de moindre taille un ensemble de mesures protectrices à l’égard des salariés. L’ampleur et la durée de la pandémie de Covid-19 démontrent par ailleurs à quel point la définition d’un plan de continuité d’activité efficace est vital pour le maintien des TPE et PME. Des actions de prévention et de protection correctement définies permettent en effet de réduire les risques (voire de les supprimer) ; une mauvaise évaluation de ces risques pouvant a contrario entraîner une interruption d’activité dommageable pour l’avenir de l’entreprise. Un impact négatif qui peut affecter aussi bien sa performance économique que sa réputation en cas de mauvaise gestion des relations vis-à-vis des clients, fournisseurs, partenaires etc. En effet le PCA touche à plusieurs domaines faisant souvent intervenir les capacités relationnelles du dirigeant d’entreprise, qui fait face à des sollicitations multiples.

Le recours à un Directeur Administratif et Financier externalisé constitue par conséquent un choix avisé de la part d’un dirigeant de PME, particulièrement lorsqu’il est question d’événements dont il est impossible de déterminer la durée et l’impact. Dans le cadre de la crise sanitaire liée au Covid-19 et du passage au stade 3 de la pandémie (confinement), Montcel Développement est appelée à intervenir au sein d’une PME travaillant dans le domaine du BTP. Le travail du Directeur Administratif et Financier externalisé vise donc ici à assurer, grâce à son expertise de terrain, une gestion optimale de la crise et à apporter des solutions combinant maintien des activités, sécurité et prévention des salariés. Le tout avec comme objectif final une limitation de l’impact subi par l’entreprise, et une reprise d’activité s’effectuant dans des conditions optimales une fois la période de crise terminée. Aux côtés du chef d’entreprise, le DAF assure une mission de pilotage, déployant une stratégie de management des risques dont il assure la mise en œuvre correcte et le suivi.

Continuité des activités, sécurité-prévention des salariés : exemple d’un PCA élaboré par Montcel Développement

Les stratégies définies par Montcel Développement pour l’élaboration de ce PCA se déclinent en 4 axes majeurs : l’organisation du maintien des activités essentielles de l’entreprise (le PCA en tant que tel) ; l’identification des dispositions à mettre en œuvre pour assurer la continuité des chantiers ; l’anticipation des éventuels arrêts de chantiers ; l’anticipation de la reprise d’activités.

  • Maintien des activités essentielles de l’entreprise

En coopération avec le chef d’entreprise, le DAF hiérarchise les activités en fonction de leur importance. L’entreprise détermine ainsi les activités prioritaires qui peuvent être assurées en toutes circonstances, et celles qui doivent être reportées à plus ou moins longue échéance. Ce travail permet ensuite de nommer les acteurs-clés en charge de ces activités, et de définir si nécessaire des rangs de remplaçants. Le DAF externalisé s’assure que l’entreprise dispose des moyens techniques et administratifs nécessaires à la continuité des activités.

  • Poursuite des chantiers urgents et de dépannage

Ce sont d’abord les compétences personnelles et relationnelles du DAF qui s’exercent : toujours en liaison avec le chef d’entreprise et la direction, il veille à la santé et la sécurité des salariés. Dans le cadre d’une pandémie, il s’agit notamment de faire respecter les mesures barrière, de s’assurer que les salariés disposent de moyens de transport individuels et d’éviter qu’ils ne travaillent sur un chantier de manière isolée. Dans le même temps il est impératif que le contact entre l’entreprise et ses clients ou fournisseurs soit maintenu afin d’anticiper toute évolution en termes d’activité. Dans une perspective de prévention/sécurité, le DAF veille à ce que les salariés soient équipés en matériel de décontamination. Il s’assure également, par sa présence régulière sur les chantiers en cours, que les consignes de sécurité soient appliquées.

  • Anticiper les arrêts de chantier

Le contexte d’une pandémie peut contraindre l’entreprise à interrompre certains chantiers : le DAF veille alors à ce que des constats soient établis et que les différents acteurs intervenant sur lesdits chantiers soient informés. La sécurisation des postes de travail, la protection ou récupération de certains matériaux sont d’autres exemples d’impératifs auxquels le DAF apporte son attention.

  • Assurer une reprise partielle d’activité en période de confinement

L’activité en période de crise majeure impose avant tout la reprise de contact avec les clients et partenaires – en l’occurrence la maîtrise d’ouvrage et les fournisseurs. L’entreprise doit s’assurer de pouvoir bénéficier de la présence de l’ensemble des acteurs-clés nécessaires à l’activité. La prévention/sécurité restant au cœur des préoccupations, le DAF assure une mission d’information et relaye les consignes émanant des autorités administratives. La mise en œuvre des mesures de gestion de crise doit également être garantie par la fourniture des équipements de protection individuelle adéquats. La reprise des chantiers en période de confinement impose d’identifier les éventuelles problématiques survenues durant l’interruption des travaux : les activités doivent en effet pouvoir s’y dérouler en l’absence de risques. Avec le dirigeant d’entreprise, le DAF détermine les chantiers et prestations prioritaires ainsi que les tâches devant être reportées si les conditions – humaines et matérielles – font défaut.

À l’issue de la période de crise, le DAF organisera également la reprise normale de l’activité.

L’expertise de Montcel Développement en matière de gestion des risques et d’optimisation des activités lui permettent d’intervenir au profit des TPE/PME nécessitant un PCA, quel que soit leur secteur d’activité. Le DAF externalisé est ainsi un allié précieux des entreprises confrontées à une crise potentiellement dommageable pour leur avenir.