Pour toute entreprise, la réalisation d’un diagnostic est une occasion de prendre conscience des forces et faiblesses qui conditionnent son développement actuel et futur. Outil pratique au service des dirigeants le diagnostic propose un « scan » complet des activités de la société, qui doit entre autres permettre d’identifier les opportunités et risques sur le plan organisationnel et administratif. S’appuyant sur ses compétences transversales, le DAF externalisé fournit ainsi aux chefs d’entreprises une analyse exhaustive englobant :
Les aspects abordés par le diagnostic dépendent bien sûr du secteur d’activité de l’entreprise – tertiaire, industriel, commercial etc. – et incorporent les données relatives au marché et à la concurrence. Le diagnostic de la fonction financière concerne en revanche toutes les sociétés et implique plusieurs étapes :
Le diagnostic de l’entreprise prend également en compte les ressources humaines, qu’il s’agisse de compétences, de productivité, de risque ou encore de qualité de vie au travail.
L’établissement d’un diagnostic complet répond bien sûr à des objectifs clairs, à commencer par la détermination de la rentabilité/ solvabilité de l’entreprise. Pour les sociétés confrontées à des difficultés financières, les données recueillies vont permettre d’identifier l’origine des dysfonctionnements et de déterminer les solutions adéquates. Mais le diagnostic est aussi et avant tout un outil de pilotage et de structuration de l’organisation qui préfigure la mise en œuvre d’une stratégie de croissance et de développement de l’activité. Les plans d’actions découlant du diagnostic vont donc aider le dirigeant d’entreprise sur plusieurs points cruciaux :
Les différents audits qui composent le diagnostic (ventes, achats, RH, trésorerie etc.) se traduisent ainsi par une synthèse des points sensibles, et un ensemble de préconisations ciblées destinées à stimuler la création de valeur. Pour l’entreprise, les enjeux et bénéfices sont de taille :
Le philosophe Hans Jonas dans son livre « le principe responsabilité » affirmait que de nouvelles obligations correspondent à un pouvoir nouveau ; une réalité que l’on peut aisément transposer au monde de l’entreprise, croissance rimant ici avec vigilance tant il est vrai que le succès entraîne l’apparition de problématiques insoupçonnées. Face à une forte hausse d’activité, les dirigeants de PME sont de plus en plus confrontés au manque de temps, de nouveaux problèmes structurels pouvant alors progressivement multiplier les dysfonctionnements de l’entreprise et affecter sa rentabilité:
En résumé l’évolution de l’activité impose des ajustements structurels destinés à maintenir les performances de l’entreprise, en évitant notamment la multiplication des risques. La mise en place d’une fonction administrative et financière efficace est par conséquent indispensable à la pérennisation de la création de valeur. La croissance n’est jamais un acquis : elle doit être maintenue à travers une stratégie adéquate
Dans le cadre d’une restructuration de la fonction administrative et financière de la société, le recours au DAF externe permet aux dirigeants de PME de se concentrer sur leur cœur de métier tout en disposant d’une expertise en termes de pilotage d’entreprise. Le diagnostic organisationnel et administratif va permettre de définir les forces, faiblesses et zones d’amélioration pour ensuite actionner les leviers de croissance appropriés. Cette analyse englobe notamment :
La réalisation des audits dépend bien sûr de l’entreprise et de l’activité concernées : cette (re)structuration permet dans tous les cas de fixer les stratégies et objectifs à même de fournir aux dirigeants d’entreprise une visibilité complète sur le fonctionnement de leur structure. Une condition indispensable au maintien de la croissance et de la rentabilité, à court comme à long terme.
Nombre de chefs d’entreprise s’interrogent sur la nécessité de faire appel à un directeur administratif et financier (DAF) externalisé lorsqu’ils disposent d’un expert-comptable ; pourtant ces deux professionnels disposent de compétences différentes et exercent des missions distinctes. En effet le rôle de l’expert-comptable est, comme son nom l’indique, d’assurer la tenue de la comptabilité et la production des états fiscaux et sociaux de l’entreprise. Cette activité implique entre autres fonctions :
En résumé l’expert-comptable exerce une mission de suivi de la comptabilité de votre entreprise en saisissant (et révisant si nécessaire) les données pertinentes. Au terme de l’exercice comptable, c’est lui qui assure la clôture des comptes, la production du bilan de votre entreprise et du compte de résultat, et ce en conformité avec la législation fiscale. Une activité de suivi qui peut en outre être complétée par un rôle de conseil notamment dans le domaine juridique. Le rôle de l’expert-comptable se distingue donc de celui du DAF dont les compétences sont orientées vers le pilotage « au quotidien et en temps réel » de l’entreprise.
En effet le directeur administratif et financier externalisé dispose de compétences transversales, et fournit à l’entreprise un accompagnement en continu destiné à optimiser son fonctionnement et ses performances. Il est ainsi juste d’affirmer que durant l’exercice de sa mission, le DAF externalisé fait corps avec les intérêts de l’entreprise qui le sollicite et devient ainsi un véritable « business partner ». Ses objectifs peuvent se décliner en trois grands axes :
Acteur de terrain, le DAF externe se doit d’avoir une approche pro-active et intervient en amont de l’expert-comptable pour garantir à l’entreprise des résultats à la hauteur de ses prévisions (qu’il contribue en outre à fixer). Alors que l’expert-comptable va, à l’issue de la clôture des comptes, être en mesure d’informer le dirigeant quant à la santé de son entreprise ou les difficultés rencontrées, le DAF externe va prévenir l’apparition de ces dernières et mettre en place des outils à même d’accroitre les résultats. Ainsi loin d’être opposés, le DAF externe et l’expert-comptable disposent de compétences complémentaires et vont agir en synergie afin de booster la productivité de votre société.
La vie d’une entreprise peut hélas être marquée par la survenance de difficultés, notamment au cours de certaines phases « sensibles » – lancement d’une activité, phase de développement impliquant une prise de risque, transmission…Aussi est-il nécessaire d’identifier les causes des éventuelles problématiques afin de mener une action de prévention. Les dirigeants d’entreprise doivent savoir que si un tiers des causes de difficultés sont accidentelles, les deux tiers restent cependant prévisibles et donc à même d’être solutionnées par une intervention adéquate. Les sources de ces difficultés sont multiples et l’on peut en distinguer 2 principales :
A ces deux causes majeures s’ajoutent également les facteurs conjoncturels – situation économique ou politique internationale pouvant affecter les prix de certaines matières ou la logistique (crise sanitaire, conflit en Ukraine…) – ou les imprévus tels que la perte inattendue d’un client important, ou les problèmes de santé pouvant interrompre l’activité. Dans tous les cas, il convient de prévenir et/ou traiter de telles difficultés avant toute chute de l’activité susceptible d’entraîner une situation de cessation de paiement.
Ces difficultés peuvent être lourdes et se traduire par une baisse du chiffre d’affaires et/ou une augmentation des charges – charges fixes et sociales notamment – entraînant une chute de l’activité et du résultat net de l’entreprise : aussi est-il nécessaire de mettre en œuvre des actions préventives afin de prévenir l’apparition de ces problématiques. Engager une veille en amont est bien sur nécessaire, mais il est important pour les entreprises de savoir faire appel à un professionnel du pilotage financier dès que les prémices d’une difficulté se font sentir. En effet dans la plupart des cas la mise en place d’actions correctives adaptées peut permettre de sauver l’entreprise avant qu’elle ne se trouve dans une situation d’urgence ou de cessation de paiements. L’expertise de MontCel Développement permet aux sociétés de toutes taille d’identifier leurs éventuelles défaillances avant la survenance de réelles difficultés, ce par le biais de diagnostics précis.
Les outils de prévention ou de « sauvetage » dépendent évidemment de l’entreprise concernée et peuvent toucher à de nombreux éléments : rotation des stock, créances clients, crédit fournisseur, redirection des investissements, optimisation des coûts d’entreprise, évolution du C.A. et du résultat d’exploitation, niveau d’endettement, choix de stratégie marketing adaptées, compétences et adaptation de la masse salariale aux besoins de l’entreprise etc. Dans le cadre d’une procédure collective, le DAF externe peut également agir comme interlocuteur auprès des créanciers, mandataires ou conciliateurs afin de protéger les intérêts de l’entreprise et son patrimoine.
Également connu sous le terme de progiciel de gestion intégré (PGI), un « Enterprise Ressource Planning » ou ERP est un progiciel assurant la gestion des processus opérationnels d’une société et la centralisation de ses activités diverses. La croissance de votre entreprise vous conduira en effet à traiter des volumes de commandes importants ou une clientèle plus conséquente, et à gérer une comptabilité toujours plus complexe. L’ERP vient donc accompagner ce développement de votre activité en offrant des solutions en matière de gestion comptable et financière, gestion des ressources humaines, gestion des fournisseurs, des stocks ou encore du e-commerce.
Outre un gain de temps et d’énergie significatif, l’utilisation d’un logiciel ERP permet aux entreprises d’optimiser leurs coûts et ce à différents niveaux : réduction des dépenses administratives, réduction des stocks et encours, réduction des postes de saisie, simplification du processus de prise de décision, flexibilité des collaborateurs et gains opérationnels à travers un accroissement de l’activité. Par ailleurs le recours à un logiciel intuitif et collaboratif permet de réduire les coûts et durées de formation nécessaires aux salariés pour maîtriser l’outil digital, tout en stimulant leur moral et la productivité. D’où l’importance d’une utilisation optimisée de l’ERP.
Afin de garantir à l’entreprise de véritables résultats en termes de performances, la mise en place d’un ERP doit être adaptée aux besoins réels de l’entreprise. D’après une étude menée par le cabinet Panorama Consulting Solutions, seules 42 % des entreprises se déclarent satisfaites de la mise en œuvre de leur ERP : ainsi si les atouts stratégiques de l’ERP sont indéniables, une utilisation optimale du progiciel implique une maitrise des process et environnements qui caractérisent la société. L’intervention d’un directeur administratif et financier (DAF) externalisé va ici jouer un rôle moteur, qu’il s’agisse de réaliser l’audit de performance d’un ERP existant ou de choisir le futur progiciel qui conviendra à l’entreprise.
L’expertise du DAF – notamment sa connaissance du métier de la PME/PMI – lui permettra de définir des indicateurs (KPI) de performance pertinents, propres aux spécificités de la société, et ainsi de déterminer les solutions ERP adaptées aux objectifs de celle-ci. Pierre angulaire de la gestion de votre entreprise, l’ERP doit être évalué en fonction de plusieurs critères : fiabilité ; évolutivité en fonction de l’activité de l’entreprise ; aspect collaboratif et convivial/expérience-utilisateur ; rentabilité en tenant compte non seulement des coûts de mise en œuvre mais également des opérations de maintenance éventuelles.
Les entreprises devant souvent faire face à de nombreuses dépenses, l’optimisation des coûts restant ainsi un levier primordial lorsqu’il est question de doper la productivité et la compétitivité. Spécialiste du pilotage financier, le DAF externalisé est ainsi conduit à analyser les principales charges qui pèsent sur ses clients afin d’accroitre leur rentabilité. Plusieurs données sont ici considérées :
A cela s’ajoutent également un ensemble de coûts annexes – tels que la gestion d’un SAV par exemple – l’optimisation des coûts revêtant un caractère évolutif qui tient compte des évolutions de l’activité de l’entreprise.
L’audit des charges est une étape cruciale dans le cadre d’une opération d’optimisation des coûts, avec à la clef des économies souvent importantes pour les entreprises. A titre d’exemple 10 % d’économies sur les achats indirects – prestations de services, consommables, investissements etc. – peuvent produire jusqu’à 50 % d’augmentation de la marge brute, un chiffre pour le moins éloquent. Après avoir ciblé les postes de dépenses stratégiques propre à l’entreprise, le Directeur Financier et administratif (DAF) externalisé pourra mettre en œuvre un plan d’action ciblé à même d’améliorer la rentabilité et les résultats de ses clients.
Dans le cadre d’une mission d’optimisation des coûts menée au sein d’une PME parisienne, Montcel Développement a ainsi pu dégager une économie annuelle de 65 000€ – pour un CA avoisinant les 5 millions d’euros, soit une économie réalisée équivalente à 1,3% du chiffre d’affaires de la société. L’optimisation des coûts doit aujourd’hui tenir compte de l’évolution du monde entrepreneurial dans le cadre duquel le digital joue un rôle croissant. Les chefs d’entreprise doivent donc garder en mémoire le fait que la digitalisation des process de management est désormais un levier essentiel en termes de gestion au quotidien, favorisant la maîtrise des risques financiers, la réduction des coûts opérationnels et organisationnels, le maintien de la productivité et l’accroissement des marges de la société.
La valorisation d’entreprise est une étape permettant d’évaluer précisément la valeur d’une société ; préalable à toute opération de cession, le travail de valorisation peut également être réalisé par des chefs d’entreprises dans plusieurs cas de figure :
L’estimation correcte de la valeur de l’entreprise permettra ainsi de trouver le meilleur acquéreur, de mener des négociations fructueuses et de régler efficacement les différents processus administratifs. La valorisation d’entreprise nécessite évidemment une forte expertise – notamment dans le domaine de l’analyse financière – et c’est pourquoi l’accompagnement du Directeur Administratif et financier (DAF) externe est souvent nécessaire. Agissant toujours en tant que « business partner » du dirigeant, le DAF va ainsi procéder à une première analyse quantitative reposant principalement sur une évaluation financière.
L’opération de valorisation va ensuite intégrer plusieurs éléments d’ordre qualitatif, tels que le secteur d’activité concerné, la concurrence, la clientèle, la récurrence du chiffre d’affaires, l’image et la notoriété de l’entreprise, les éventuelles démarches de RSE etc. L’estimation intègre ainsi de nombreux critères permettant d’évaluer les potentiels, les atouts, les spécificités et les faiblesses de l’entreprise. Régulièrement sollicitée par des PME désireuses de procéder à une valorisation, MontCel Développement accompagne également les chefs d’entreprise dans leurs négociations avec de potentiels acquéreurs, tout en garantissant l’accomplissement des formalités administratives. De même, MontCel Développement se tient également aux côtés des acquéreurs dans le cadre d’un audit organisationnel et financier permettant d’identifier les atouts, axes d’amélioration, risques et opportunités de la cible.
Il appartient également au DAF de choisir une méthode de valorisation adaptée aux spécificités de l’entreprise faisant l’objet de l’évaluation.
On distingue en effet plusieurs méthodes de valorisation d’entreprise :
Nous évoquions dans un précédent article la problématique du risque cyber, soulignant notamment son coût élevé – pour les grandes sociétés comme les PME – et la méconnaissance dont il fait l’objet au sein des entreprises. Les pertes financières peuvent être multiples : amendes, enquêtes techniques, actions de relations publiques, sécurisation post-intrusion, frais de justice éventuels. Outre les diminutions de trésorerie et CA, ces attaques cyber se traduisent également par une hausse du cout des assurances : suite à la recrudescence de menaces de type « ransomware », les cyber-assurances ont en effet enregistré des pertes importantes au cours des dernières années.
D’après la société Beyond Trust, le montant moyen des rançons demandés aux entreprises est passé de 115 000 dollars en 2019 à 570 000 dollars au premier trimestre 2021. Le prix du risk management en entreprise s’envole donc, les assureurs adaptant les primes à l’ampleur de la menace. Selon le courtier Willis Towers Watson, « La hausse des primes, pour les grands comptes sans sinistre préalable, est comprise entre 50 et 150% sur un an. Et bien au-delà, quand l’entreprise a déjà subi une cyberattaque ». Pour les PME, la hausse oscille entre 20 et 50%, le courtier Marsh enregistrant pour sa part une hausse moyenne située autour des 40 à 45%… Certaines compagnies d’assurance ont même fait le choix du désengagement, Generali et Axa ne garantissant plus les rançons payées par les entreprises suites aux cyberattaques.
Les compétences du directeur administratif et financier (DAF) lui permettent ici de déterminer si une assurance spécifique est nécessaire, et de choisir le contrat adapté à ses clients.
Le pilotage financier de l’entreprise doit permettre la sécurisation de sa trésorerie et de son patrimoine en général. L’action du directeur administratif et financier consiste donc à fournir aux sociétés les outils nécessaires à leur protection face aux risque cyber, incluant bien sûr une police d’assurance adaptée. Le DAF externe va notamment accompagner l’entreprise dans la mise en place des mesures de cyber sécurité qui correspondent aux conditions des assureurs. Il doit également s’assurer que le budget consacré au risk management s’adapte aux besoins de la société : selon de nombreux experts en cybersécurité, la correcte gestion de ce risque nécessite 5 à 10 % du budget informatique.
Là encore l’action du DAF passe en premier lieu par la réalisation d’un audit nécessaire à l’évaluation du risque cyber, en tenant compte des spécificités de l’entreprise et de son activité. Après avoir établi une cartographie des risques – qui sera transmise à la direction – le DAF pourra mettre en place d’éventuelles actions correctives et adapter les process internes de l’entreprise à la réalité du risque cyber. Souscrire une assurance contre ces risques peut permettre de compléter les couvertures traditionnelles en matière de dommages, pertes (frais de reconstitution des données) et responsabilités, et de débloquer les sommes nécessaires au redémarrage de l’activité dans les plus brefs délais. L’expertise du DAF externe lui permet ici d’agir comme intermédiaire auprès des assureurs, et de négocier la signature d’un contrat d’assurance à même de protéger efficacement le patrimoine social de ses clients
La digitalisation des entreprises et la mutation de l’économie ont favorisé la diffusion de nouvelles menaces, PME et grands comptes étant désormais concernés par les enjeux de la cybersécurité. Si le conflit ukrainien fait redouter à certains observateurs une multiplication des attaques cyber, l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information) estimait déjà en 2021 que celles-ci avaient augmenté de 400 % au cours des 5 dernières années.
Le site du Sénat rappelle également que dans une étude de 2020 consacrée à 1 971 sociétés faisant face à des cyber-incidents et des failles dans le monde, « l’assureur britannique Hiscox évalue le coût médian à 51 200 €, soit près de six fois le coût observé en 2019 (9 000 €), avec un coût total de 1,6 milliard € contre 1,1 milliard € en 2019, et un nombre de société attaquées près de 33 % supérieur. » Pourtant le risque cyber et son impact financier demeurent méconnus et sous-estimés par de nombreuses entreprises, seules 43 % d’entre elles pouvant en dresser une évaluation. En sa qualité de risk manager, le DAF externe doit donc désormais être à même de prendre en considération cette nouvelle menace pouvant sérieusement porter atteinte au patrimoine de l’entreprise et à la pérennité de son activité.
La cybersécurité peut revêtir de multiples aspects, le risk management se portant ici sur différents outils technologiques : le rôle du DAF consiste avant tout à déterminer quelles sont les « zones à risques » au sein de l’entreprise. Il faut notamment considérer les systèmes de messagerie, en particulier les plates-formes collaboratives intranet ou extranet susceptibles de faire l’objet de tentatives de phishing ou de piratage. A l’heure où les entreprises se connectent toujours plus – à l’information, à leur clientèle, aux entre entreprises etc. – à travers la Wi-Fi, la domotique ou l’IoT, c’est un véritable audit technologique qu’il faut ici mener pour mettre en relief les outils insuffisamment protégés.
La sécurisation des données – que l’on considère leur stockage ou leur circulation – impose une protection étendue à l’ensemble de l’entreprise (direction, prestataires et salariés) mais également aux clients : ces derniers doivent en effet pouvoir faire confiance au professionnel avec lequel ils sont en relation commerciale. L’autre levier essentiel face au risque cyber réside évidemment dans la formation du personnel de l’entreprise. Les fraudes et hameçonnages prenant des formes de plus en plus subtiles, le DAF externe doit accompagner la direction dans la mise en œuvre de campagnes de sensibilisation efficaces et régulièrement mises à jour : souvenez-vous que vos salariés et collaborateurs forment la première barrière entre la cyberattaque et votre entreprise !
Les missions d’un directeur administratif et financier s’articulent autour des stratégies de développement d’entreprise, et de la mise en œuvre d’outils prévisionnels nécessaires au pilotage et à la création de valeur. Elles dépassent donc la seule fonction comptable, et c’est pourquoi les dirigeants de PME se tournent fréquemment vers un DAF externe afin de bénéficier des éléments de prévisionnels qui contribueront la croissance rapide de leur société. En effet, l’expérience démontre que plus les entreprises employant un DAF sont petites, plus les dirigeants tendent à confier à ce collaborateur essentiel des fonctions supplémentaires qui dépassent ses missions premières. Or cette « surcharge » finit par nuire à l’efficacité du DAF interne, toute dispersion freinant à termes le développement de l’entreprise.
Le DAF externalisé pour sa part est sollicité par l’entreprise dans le cadre de missions bien précises – pilotage financier, mise en place de process, gestion de la trésorerie, stratégie financière, optimisation des équipes, risk management etc. – et reste concentré sur son cœur de métier. Si le DAF interne fait partie des salariés de l’entreprise, le DAF externe intervient dans le cadre de missions aussi bien ponctuelles que de longue durée, offrant donc une solution flexible aux sociétés ne possédant pas le personnel compétent en interne. En règle générale les entreprises ayant le plus besoin d’une direction administrative et financière optimisée sont celles qui emploient entre 5 et 100 personnes, et c’est pourquoi le DAF externe intervient très souvent dans le cadre de PME. Son expertise est cependant fréquemment plébiscitée par les grandes sociétés, y compris celles qui disposent de collaborateurs internes – le DAF externalisé intervenant ici en « renfort »
En intervenant dans un cadre bien précis fixé en coopération avec le chef d’entreprise, le DAF externe se concentre sur des missions à forte valeur ajoutée et déterminées quant à leur but et étendue : du fait de son caractère « ciblé », cette action d’optimisation est le plus souvent synonyme de performance. La flexibilité dans le cadre d’un marché en constante mutation est donc un des avantages majeurs qu’offre l’externalisation de la fonction de DAF. Les compétences du DAF externe lui permettent en effet d’accompagner la croissance de l’entreprise en fonction des conjonctures, favorisant une prise de décision adaptée aux nouvelles réalités économiques. A titre d’exemple, MontCel Développement intervient auprès de ses clients dans la mise en œuvre de processus de digitalisation nécessaires à la modernisation de leur activité.
L’externalisation des missions du DAF donne également l’opportunité aux entreprises de profiter d’une solide expertise dans les domaines de la finance, gestion et management tout en maîtrisant leurs dépenses : rémunéré en fonction de sa mission (que ce soit à la journée ou autre), le DAF externe permet aux sociétés de limiter les salaires, charges sociales et frais annexes liés à l’embauche d’un collaborateur permanent. Pour nombre de PME, ces coûts sont hélas souvent prohibitifs. L’avantage principal du DAF externalisé reste bien sûr la plus-value technique apportée à l’entreprise : outre la gestion de sa trésorerie et le pilotage financier, celle-ci bénéficiera d’une visibilité accrue à travers l’analyse de données, la réalisation de prévisionnels, de reportings, tableaux de bords et le vécu d’un manager expérimenté.