Pourquoi structurer la fonction administrative et financière de votre entreprise ?


Croissance d’activité et nouvelles problématiques en entreprise

Le philosophe Hans Jonas dans son livre « le principe responsabilité » affirmait que de nouvelles obligations correspondent à un pouvoir nouveau ; une réalité que l’on peut aisément transposer au monde de l’entreprise, croissance rimant ici avec vigilance tant il est vrai que le succès entraîne l’apparition de problématiques insoupçonnées. Face à une forte hausse d’activité, les dirigeants de PME sont de plus en plus confrontés au manque de temps, de nouveaux problèmes structurels pouvant alors progressivement multiplier les dysfonctionnements de l’entreprise :

  • Défaut du maintien/entretien de la relation client
  • Maîtrise des coûts d’entreprise
  • Contrôle des marges et de la trésorerie
  • Transmission des documents comptables
  • Obsolescence de la stratégie de marketing/communication
  • Absence de veille concurrentielle
  • Défaut de compétences des collaborateurs (risque RH)
  • Etc.

En résumé l’évolution de l’activité impose des ajustements structurels destinés à maintenir les performances de l’entreprise, en évitant notamment la multiplication des risques. La mise en place d’une fonction administrative et financière efficace est par conséquent indispensable à la pérennisation de la création de valeur. La croissance n’est jamais un acquis : elle doit être maintenue à travers une stratégie adéquate

Une vision claire de votre société pour gagner en rentabilité

Dans le cadre d’une restructuration de la fonction administrative et financière de la société, le recours au DAF externe permet aux dirigeants de PME de se concentrer sur leur cœur de métier tout en disposant d’une expertise en termes de pilotage d’entreprise. Le diagnostic organisationnel et administratif va permettre de définir les forces, faiblesses et zones d’amélioration pour ensuite actionner les leviers de croissance appropriés. Cette analyse englobe notamment :

  • Le cycle de vente – process/organisation – prévisionnel, offre commerciale, communication et stratégie, facturation, relances et règlements etc.
  • Le cycle d’achat – process/organisation – livraison des marchandises et exécution des prestations commandées, optimisation des marges et des conditions d’achat, mise en concurrence etc.
  • Le cycle trésorerie – tenue des prévisions de trésorerie, anticipation des mouvements financiers etc.
  • Le cycle informatique et numérique – utilisation optimale de l’outil informatique (PGI), adéquation de celui-ci aux évolutions des besoins de l’entreprise notamment en pilotage, marketing digital etc.

La réalisation des audits dépend bien sûr de l’entreprise et de l’activité concernées : cette (re)structuration permet dans tous les cas de fixer les stratégies et objectifs à même de fournir aux dirigeants d’entreprise une visibilité complète sur le fonctionnement de leur structure. Une condition indispensable au maintien de la croissance et de la rentabilité, à court comme à long terme.

Un logiciel pro qui accompagne la croissance de votre activité

Également connu sous le terme de progiciel de gestion intégré (PGI), un « Enterprise Ressource Planning » ou ERP est un progiciel assurant la gestion des processus opérationnels d’une société et la centralisation de ses activités diverses. La croissance de votre entreprise vous conduira en effet à traiter des volumes de commandes importants ou une clientèle plus conséquente, et à gérer une comptabilité toujours plus complexe. L’ERP vient donc accompagner ce développement de votre activité en offrant des solutions en matière de gestion comptable et financière, gestion des ressources humaines, gestion des fournisseurs, des stocks ou encore du e-commerce. Outre un gain de temps et d’énergie significatif, l’utilisation d’un logiciel ERP permet aux entreprises d’optimiser leurs coûts et ce à différents niveaux : réduction des dépenses administratives, réduction des stocks et encours, réduction des postes de saisie, simplification du processus de prise de décision, flexibilité des collaborateurs et gains opérationnels à travers un accroissement de l’activité. Par ailleurs le recours à un logiciel intuitif et collaboratif permet de réduire les coûts et durées de formation nécessaires aux salariés pour maîtriser l’outil digital, tout en stimulant leur moral et la productivité. D’où l’importance d’une utilisation optimisée de l’ERP.

Optimisez votre ERP en fonction des besoins réels de l’entreprise

Afin de garantir à l’entreprise de véritables résultats en termes de performances, la mise en place d’un ERP doit être adaptée aux besoins réels de l’entreprise. D’après une étude menée par le cabinet Panorama Consulting Solutions, seules 42 % des entreprises se déclarent satisfaites de la mise en œuvre de leur ERP : ainsi si les atouts stratégiques de l’ERP sont indéniables, une utilisation optimale du progiciel implique une maitrise des process et environnements qui caractérisent la société. L’intervention d’un directeur administratif et financier (DAF) externalisé va ici jouer un rôle moteur, qu’il s’agisse de réaliser l’audit de performance d’un ERP existant ou de choisir le futur progiciel qui conviendra à l’entreprise. L’expertise du DAF – notamment sa connaissance du métier de la PME/PMI – lui permettra de définir des indicateurs (KPI) de performance pertinents, propres aux spécificités de la société, et ainsi de déterminer les solutions ERP adaptées aux objectifs de celle-ci. Pierre angulaire de la gestion de votre entreprise, l’ERP doit être évalué en fonction de plusieurs critères : fiabilité ; évolutivité en fonction de l’activité de l’entreprise ; aspect collaboratif et convivial/expérience-utilisateur ; rentabilité en tenant compte non seulement des coûts de mise en œuvre mais également des opérations de maintenance éventuelles.