ERP : améliorez et simplifiez la gestion de votre entreprise


Un logiciel pro qui accompagne la croissance de votre activité

Également connu sous le terme de progiciel de gestion intégré (PGI), un « Enterprise Ressource Planning » ou ERP est un progiciel assurant la gestion des processus opérationnels d’une société et la centralisation de ses activités diverses. La croissance de votre entreprise vous conduira en effet à traiter des volumes de commandes importants ou une clientèle plus conséquente, et à gérer une comptabilité toujours plus complexe. L’ERP vient donc accompagner ce développement de votre activité en offrant des solutions en matière de gestion comptable et financière, gestion des ressources humaines, gestion des fournisseurs, des stocks ou encore du e-commerce. Outre un gain de temps et d’énergie significatif, l’utilisation d’un logiciel ERP permet aux entreprises d’optimiser leurs coûts et ce à différents niveaux : réduction des dépenses administratives, réduction des stocks et encours, réduction des postes de saisie, simplification du processus de prise de décision, flexibilité des collaborateurs et gains opérationnels à travers un accroissement de l’activité. Par ailleurs le recours à un logiciel intuitif et collaboratif permet de réduire les coûts et durées de formation nécessaires aux salariés pour maîtriser l’outil digital, tout en stimulant leur moral et la productivité. D’où l’importance d’une utilisation optimisée de l’ERP.

Optimisez votre ERP en fonction des besoins réels de l’entreprise

Afin de garantir à l’entreprise de véritables résultats en termes de performances, la mise en place d’un ERP doit être adaptée aux besoins réels de l’entreprise. D’après une étude menée par le cabinet Panorama Consulting Solutions, seules 42 % des entreprises se déclarent satisfaites de la mise en œuvre de leur ERP : ainsi si les atouts stratégiques de l’ERP sont indéniables, une utilisation optimale du progiciel implique une maitrise des process et environnements qui caractérisent la société. L’intervention d’un directeur administratif et financier (DAF) externalisé va ici jouer un rôle moteur, qu’il s’agisse de réaliser l’audit de performance d’un ERP existant ou de choisir le futur progiciel qui conviendra à l’entreprise. L’expertise du DAF – notamment sa connaissance du métier de la PME/PMI – lui permettra de définir des indicateurs (KPI) de performance pertinents, propres aux spécificités de la société, et ainsi de déterminer les solutions ERP adaptées aux objectifs de celle-ci. Pierre angulaire de la gestion de votre entreprise, l’ERP doit être évalué en fonction de plusieurs critères : fiabilité ; évolutivité en fonction de l’activité de l’entreprise ; aspect collaboratif et convivial/expérience-utilisateur ; rentabilité en tenant compte non seulement des coûts de mise en œuvre mais également des opérations de maintenance éventuelles.

Anticiper les impacts

Le pilotage de l’entreprise nécessite de prévoir les impacts des événements sur la trésorerie, l’activité, le compte de résultat et le bilan. La mise en place d’outils de suivi est donc une priorité, notamment en cette période d’incertitudes.

Le premier de ces outils est le plan d’affaires.

Celui-ci constitue le prérequis de bon sens. Il alimente le plan de trésorerie et le résultat prévisionnel. On parle aussi de portefeuille commercial. Ou encore de carnet de commandes. En collaboration avec les chargés d’affaires ou la fonction commerciale, il faut exhaustivement obtenir les états suivants :

  • Devis, commandes ou contrats acceptés et signés par le client.
  • Reports de commandes le cas échéant.
  • Annulations de commandes le cas échéant.
  • Retards de production / livraison à facturer le cas échéant.

 

Les points de vigilance

Attention des plans d’affaires optimistes conduisent à court termes à des prévisions de trésorerie décevantes. Et donc des résultats prévisionnels totalement illusoires. Il conviendra donc de se montrer vigilant surtout vis-à-vis de la fonction commerciale, qui par essence, est souvent très optimiste.

Autre point de vigilance : les moyens en personnel et/ou en équipement permettent-ils bien d’exécuter toutes ces commandes sur l’exercice cible ? Veillez à s’assurer de la cohérence des moyens, des plannings, absences, etc…

Dernier point de vigilance : tout a-t-il bien été facturé ? Le système d’information de l’entreprise permet-il d’effectuer ce contrôle de manière fiable ? A défaut, c’est un axe d’amélioration de l’ERP sur lequel il faut travailler rapidement.

 

Structure du plan d’affaires

Le plan d’affaires doit :

  • Ventiler par activité le niveau de CA cumulé sur l’exercice
  • Evaluer le volume à livrer
  • Indiquer l’objectif annuel de CA correspondant au budget de l’exercice

Ce travail aboutira à modéliser le CA dans la projection du compte de résultat ainsi que les encaissements prévisionnels dans le plan de trésorerie.

 

Dans le cadre de l’optimisation de la fonction Finance, les équipes de MontCel Développement se tiennent à votre disposition pour élaborer et suivre votre plan d’affaires.

L’objectif du Plan de Continuité d’Activité, et le rôle du Directeur Administratif et Financier

Le Plan de Continuité d’Activité (PCA) a pour objet de définir la stratégie et les dispositions devant être mises en œuvre par une entreprise, afin d’assurer la continuité de ses activités dans le cadre d’un sinistre ou d’un événement perturbant gravement son fonctionnement normal. Ainsi en pleine explosion de la pandémie de Covid-19 imposant le confinement des salariés, les entreprises sont tenues de mettre en place des mesures destinées à garantir la survie de la société, autant que la santé des employés et partenaires – l’employeur doit ainsi mettre à disposition des salariés les équipements de protection individuelle nécessaires à la poursuite de l’activité professionnelle.

A la lumière du contexte et du sinistre – en l’occurrence une crise sanitaire de grande ampleur – il s’agit en premier lieu :

  • d’évaluer les risques auxquels fait face l’entreprise
  • de fixer des objectifs, tant durant la période de crise qu’à son issue
  • d’identifier les activités essentielles au maintien de l’activité, et à la future reprise.

Les ressources humaines jouent ici un rôle clé puisqu’il faudra déterminer quelles sont les personnes et services nécessaires à la gestion de crise, de même que les salariés indispensables à l’activité. Dans le cadre d’une crise de nature sanitaire analogue à celle du Coronavirus, l’entreprise doit impérativement savoir comment protéger les employés présents sur leur lieu de travail.

Si les grandes sociétés semblent être pour l’heure les mieux préparées en matière de PCA, le code du travail impose également aux entreprises de moindre taille un ensemble de mesures protectrices à l’égard des salariés. L’ampleur et la durée de la pandémie de Covid-19 démontrent par ailleurs à quel point la définition d’un plan de continuité d’activité efficace est vital pour le maintien des TPE et PME. Des actions de prévention et de protection correctement définies permettent en effet de réduire les risques (voire de les supprimer) ; une mauvaise évaluation de ces risques pouvant a contrario entraîner une interruption d’activité dommageable pour l’avenir de l’entreprise. Un impact négatif qui peut affecter aussi bien sa performance économique que sa réputation en cas de mauvaise gestion des relations vis-à-vis des clients, fournisseurs, partenaires etc. En effet le PCA touche à plusieurs domaines faisant souvent intervenir les capacités relationnelles du dirigeant d’entreprise, qui fait face à des sollicitations multiples.

Le recours à un Directeur Administratif et Financier externalisé constitue par conséquent un choix avisé de la part d’un dirigeant de PME, particulièrement lorsqu’il est question d’événements dont il est impossible de déterminer la durée et l’impact. Dans le cadre de la crise sanitaire liée au Covid-19 et du passage au stade 3 de la pandémie (confinement), Montcel Développement est appelée à intervenir au sein d’une PME travaillant dans le domaine du BTP. Le travail du Directeur Administratif et Financier externalisé vise donc ici à assurer, grâce à son expertise de terrain, une gestion optimale de la crise et à apporter des solutions combinant maintien des activités, sécurité et prévention des salariés. Le tout avec comme objectif final une limitation de l’impact subi par l’entreprise, et une reprise d’activité s’effectuant dans des conditions optimales une fois la période de crise terminée. Aux côtés du chef d’entreprise, le DAF assure une mission de pilotage, déployant une stratégie de management des risques dont il assure la mise en œuvre correcte et le suivi.

Continuité des activités, sécurité-prévention des salariés : exemple d’un PCA élaboré par Montcel Développement

Les stratégies définies par Montcel Développement pour l’élaboration de ce PCA se déclinent en 4 axes majeurs : l’organisation du maintien des activités essentielles de l’entreprise (le PCA en tant que tel) ; l’identification des dispositions à mettre en œuvre pour assurer la continuité des chantiers ; l’anticipation des éventuels arrêts de chantiers ; l’anticipation de la reprise d’activités.

  • Maintien des activités essentielles de l’entreprise

En coopération avec le chef d’entreprise, le DAF hiérarchise les activités en fonction de leur importance. L’entreprise détermine ainsi les activités prioritaires qui peuvent être assurées en toutes circonstances, et celles qui doivent être reportées à plus ou moins longue échéance. Ce travail permet ensuite de nommer les acteurs-clés en charge de ces activités, et de définir si nécessaire des rangs de remplaçants. Le DAF externalisé s’assure que l’entreprise dispose des moyens techniques et administratifs nécessaires à la continuité des activités.

  • Poursuite des chantiers urgents et de dépannage

Ce sont d’abord les compétences personnelles et relationnelles du DAF qui s’exercent : toujours en liaison avec le chef d’entreprise et la direction, il veille à la santé et la sécurité des salariés. Dans le cadre d’une pandémie, il s’agit notamment de faire respecter les mesures barrière, de s’assurer que les salariés disposent de moyens de transport individuels et d’éviter qu’ils ne travaillent sur un chantier de manière isolée. Dans le même temps il est impératif que le contact entre l’entreprise et ses clients ou fournisseurs soit maintenu afin d’anticiper toute évolution en termes d’activité. Dans une perspective de prévention/sécurité, le DAF veille à ce que les salariés soient équipés en matériel de décontamination. Il s’assure également, par sa présence régulière sur les chantiers en cours, que les consignes de sécurité soient appliquées.

  • Anticiper les arrêts de chantier

Le contexte d’une pandémie peut contraindre l’entreprise à interrompre certains chantiers : le DAF veille alors à ce que des constats soient établis et que les différents acteurs intervenant sur lesdits chantiers soient informés. La sécurisation des postes de travail, la protection ou récupération de certains matériaux sont d’autres exemples d’impératifs auxquels le DAF apporte son attention.

  • Assurer une reprise partielle d’activité en période de confinement

L’activité en période de crise majeure impose avant tout la reprise de contact avec les clients et partenaires – en l’occurrence la maîtrise d’ouvrage et les fournisseurs. L’entreprise doit s’assurer de pouvoir bénéficier de la présence de l’ensemble des acteurs-clés nécessaires à l’activité. La prévention/sécurité restant au cœur des préoccupations, le DAF assure une mission d’information et relaye les consignes émanant des autorités administratives. La mise en œuvre des mesures de gestion de crise doit également être garantie par la fourniture des équipements de protection individuelle adéquats. La reprise des chantiers en période de confinement impose d’identifier les éventuelles problématiques survenues durant l’interruption des travaux : les activités doivent en effet pouvoir s’y dérouler en l’absence de risques. Avec le dirigeant d’entreprise, le DAF détermine les chantiers et prestations prioritaires ainsi que les tâches devant être reportées si les conditions – humaines et matérielles – font défaut.

À l’issue de la période de crise, le DAF organisera également la reprise normale de l’activité.

L’expertise de Montcel Développement en matière de gestion des risques et d’optimisation des activités lui permettent d’intervenir au profit des TPE/PME nécessitant un PCA, quel que soit leur secteur d’activité. Le DAF externalisé est ainsi un allié précieux des entreprises confrontées à une crise potentiellement dommageable pour leur avenir.

Le Directeur  Administratif et Financier externalisé

Le directeur administratif et financier externalisé a pour mission d’accompagner les chefs d’entreprise dans la définition de leur stratégie globale, autant que dans la mise en œuvre de celle-ci. S’adressant essentiellement aux TPE/PME, le DAF constitue ainsi un élément moteur des sociétés faisant appel à lui. Dans le cadre de sa mission, il a pour objectif de fournir aux chefs d’entreprise les conseils qui contribueront à optimiser le processus décisionnaire au sein de la société, à augmenter la visibilité générale de l’entreprise et ainsi accroître son développement autant que sa clientèle.

 

En effet si les chefs d’entreprise sont le plus souvent très performants sur le plan technique et commercial, les difficultés surgissent dans certaines situations complexes liées à la gestion financière, aux capacités organisationnelles ou aux impératifs administratif auxquels doivent faire face les TPE/PME. Le directeur administratif et financier intervient alors dans un premier temps pour effectuer un diagnostic qui permettra d’identifier les points forts de l’entreprise – autant que les risques auxquels elle fait face – ainsi que les domaines où une amélioration est possible et souhaitable. Il définira ensuite avec le dirigeant d’entreprise les axes stratégiques qui permettront d’accroître la visibilité et la performance générale de la société.

Bien entendu le rôle du directeur administratif et financier s’étend au-delà de cette phase de conseil, puisqu’il assure également un suivi personnalisé et adapté à la structure au sein de laquelle il est appelé à intervenir : il veille ainsi à la mise en œuvre concrète et à l’exécution du plan d’action préalablement défini, pour s’assurer de son succès.

 

Si l’activité du DAF externalisé intéresse principalement les sociétés qui ont recours à son expertise, il joue également un rôle moteur au cœur du tissu entrepreneurial en promouvant l’emploi et l’investissement, et en contribuant au développement des entreprises de la région où il développe son activité.

 

La légitimité de Montcel Développement s’appuie sur une expérience de 18 ans dans le développement d’un groupe familial lyonnais, en tant que DAF à temps partagé – 3 sociétés en 2000, 15 pour l’année 2018. MontCel Développement bénéficie également d’une reconnaissance au niveau national grâce au label « DAF temps partagé » délivré par l’association nationale des directeurs financiers et contrôleurs de gestion. Vous pourrez en outre consulter les nombreux témoignages professionnels positifs dont  Montcel Développement fait l’objet sur LinkedIn, auxquels s’ajoute un référencement sur « parmilesbons.com » qui répertorie les professionnels les mieux notés.