Le Comité de Pilotage ou COPIL peut devenir un élément essentiel dans la gouvernance d’une entreprise, en particulier lors de la mise en place de nouveaux projets. Il s’agit d’une instance de décision et de coordination stratégique chargée de veiller à la bonne marche des opérations et au développement de l’entreprise. Les missions du COPIL sont variées et souvent cruciales pour garantir le succès et la pérennité de la société, en permettant notamment au dirigeant de prendre conscience des forces et faiblesses de leur entreprise.
L’une des principales missions du COPIL est la mise en place de projets et de stratégies : cela implique l’identification des objectifs de l’entreprise à court, moyen et long terme, ainsi que la définition des moyens pour les atteindre. Les COPIL associent le plus souvent les personnages clés de l’entreprise, tels que le PDG, les directeurs généraux, les directeurs opérationnels ou encore les directeurs des ressources humaines. Les COPIL mis en place par MontCel Développement à la demande de PME ont pour responsabilité de concevoir des projets et des plans stratégiques alignés avec la vision globale de l’entreprise. Ils définissent les priorités, allouent les ressources et supervisent la mise en œuvre de ces projets. Le COPIL a pour avantage majeur celui de donner l’opportunité aux chefs d’entreprise de se pencher « sur » l’entreprise et son fonctionnement global, et d’aller au-delà donc du travail « dans » l’entreprise.
Une autre mission clé du COPIL, liée aux éléments évoqués plus haut, est l’analyse et l’optimisation des processus de l’entreprise. Il s’agit de veiller à ce que les opérations internes soient efficaces, efficientes et alignées avec les objectifs stratégiques préalablement définis. Pour ce faire, le COPIL mis en place par MontCel Développement effectue régulièrement des évaluations approfondies des processus, identifie les éventuelles lacunes ou inefficacités, et propose des améliorations. Cette démarche d’optimisation contribue à accroître la productivité, à réduire les coûts, et à améliorer la qualité des produits ou services de l’entreprise.
En outre, la gestion des risques est une mission fondamentale du COPIL : les entreprises évoluent dans un environnement complexe et en constante évolution, soumis à de nombreux risques potentiels, tels que les risques financiers, opérationnels, juridiques, environnementaux, ou encore les risques liés à la réputation. Le COPIL est également chargé d’identifier, d’évaluer et de gérer ces risques : il élabore pour ce faire des stratégies de mitigation, met en place des procédures de contrôle interne, et assure la conformité réglementaire des processus de l’entreprise. La gestion des risques peut permettre à l’entreprise de se prémunir contre les menaces potentielles, mais également de prendre des décisions éclairées pour minimiser les impacts négatifs lorsque de tels imprévus surviennent.
Pour toute entreprise, la réalisation d’un diagnostic est une occasion de prendre conscience des forces et faiblesses qui conditionnent son développement actuel et futur. Outil pratique au service des dirigeants le diagnostic propose un « scan » complet des activités de la société, qui doit entre autres permettre d’identifier les opportunités et risques sur le plan organisationnel et administratif. S’appuyant sur ses compétences transversales, le DAF externalisé fournit ainsi aux chefs d’entreprises une analyse exhaustive englobant :
Les aspects abordés par le diagnostic dépendent bien sûr du secteur d’activité de l’entreprise – tertiaire, industriel, commercial etc. – et incorporent les données relatives au marché et à la concurrence. Le diagnostic de la fonction financière concerne en revanche toutes les sociétés et implique plusieurs étapes :
Le diagnostic de l’entreprise prend également en compte les ressources humaines, qu’il s’agisse de compétences, de productivité, de risque ou encore de qualité de vie au travail.
L’établissement d’un diagnostic complet répond bien sûr à des objectifs clairs, à commencer par la détermination de la rentabilité/ solvabilité de l’entreprise. Pour les sociétés confrontées à des difficultés financières, les données recueillies vont permettre d’identifier l’origine des dysfonctionnements et de déterminer les solutions adéquates. Mais le diagnostic est aussi et avant tout un outil de pilotage et de structuration de l’organisation qui préfigure la mise en œuvre d’une stratégie de croissance et de développement de l’activité. Les plans d’actions découlant du diagnostic vont donc aider le dirigeant d’entreprise sur plusieurs points cruciaux :
Les différents audits qui composent le diagnostic (ventes, achats, RH, trésorerie etc.) se traduisent ainsi par une synthèse des points sensibles, et un ensemble de préconisations ciblées destinées à stimuler la création de valeur. Pour l’entreprise, les enjeux et bénéfices sont de taille :
Le philosophe Hans Jonas dans son livre « le principe responsabilité » affirmait que de nouvelles obligations correspondent à un pouvoir nouveau ; une réalité que l’on peut aisément transposer au monde de l’entreprise, croissance rimant ici avec vigilance tant il est vrai que le succès entraîne l’apparition de problématiques insoupçonnées. Face à une forte hausse d’activité, les dirigeants de PME sont de plus en plus confrontés au manque de temps, de nouveaux problèmes structurels pouvant alors progressivement multiplier les dysfonctionnements de l’entreprise et affecter sa rentabilité:
En résumé l’évolution de l’activité impose des ajustements structurels destinés à maintenir les performances de l’entreprise, en évitant notamment la multiplication des risques. La mise en place d’une fonction administrative et financière efficace est par conséquent indispensable à la pérennisation de la création de valeur. La croissance n’est jamais un acquis : elle doit être maintenue à travers une stratégie adéquate
Dans le cadre d’une restructuration de la fonction administrative et financière de la société, le recours au DAF externe permet aux dirigeants de PME de se concentrer sur leur cœur de métier tout en disposant d’une expertise en termes de pilotage d’entreprise. Le diagnostic organisationnel et administratif va permettre de définir les forces, faiblesses et zones d’amélioration pour ensuite actionner les leviers de croissance appropriés. Cette analyse englobe notamment :
La réalisation des audits dépend bien sûr de l’entreprise et de l’activité concernées : cette (re)structuration permet dans tous les cas de fixer les stratégies et objectifs à même de fournir aux dirigeants d’entreprise une visibilité complète sur le fonctionnement de leur structure. Une condition indispensable au maintien de la croissance et de la rentabilité, à court comme à long terme.
La vie d’une entreprise peut hélas être marquée par la survenance de difficultés, notamment au cours de certaines phases « sensibles » – lancement d’une activité, phase de développement impliquant une prise de risque, transmission…Aussi est-il nécessaire d’identifier les causes des éventuelles problématiques afin de mener une action de prévention. Les dirigeants d’entreprise doivent savoir que si un tiers des causes de difficultés sont accidentelles, les deux tiers restent cependant prévisibles et donc à même d’être solutionnées par une intervention adéquate. Les sources de ces difficultés sont multiples et l’on peut en distinguer 2 principales :
A ces deux causes majeures s’ajoutent également les facteurs conjoncturels – situation économique ou politique internationale pouvant affecter les prix de certaines matières ou la logistique (crise sanitaire, conflit en Ukraine…) – ou les imprévus tels que la perte inattendue d’un client important, ou les problèmes de santé pouvant interrompre l’activité. Dans tous les cas, il convient de prévenir et/ou traiter de telles difficultés avant toute chute de l’activité susceptible d’entraîner une situation de cessation de paiement.
Ces difficultés peuvent être lourdes et se traduire par une baisse du chiffre d’affaires et/ou une augmentation des charges – charges fixes et sociales notamment – entraînant une chute de l’activité et du résultat net de l’entreprise : aussi est-il nécessaire de mettre en œuvre des actions préventives afin de prévenir l’apparition de ces problématiques. Engager une veille en amont est bien sur nécessaire, mais il est important pour les entreprises de savoir faire appel à un professionnel du pilotage financier dès que les prémices d’une difficulté se font sentir. En effet dans la plupart des cas la mise en place d’actions correctives adaptées peut permettre de sauver l’entreprise avant qu’elle ne se trouve dans une situation d’urgence ou de cessation de paiements. L’expertise de MontCel Développement permet aux sociétés de toutes taille d’identifier leurs éventuelles défaillances avant la survenance de réelles difficultés, ce par le biais de diagnostics précis.
Les outils de prévention ou de « sauvetage » dépendent évidemment de l’entreprise concernée et peuvent toucher à de nombreux éléments : rotation des stock, créances clients, crédit fournisseur, redirection des investissements, optimisation des coûts d’entreprise, évolution du C.A. et du résultat d’exploitation, niveau d’endettement, choix de stratégie marketing adaptées, compétences et adaptation de la masse salariale aux besoins de l’entreprise etc. Dans le cadre d’une procédure collective, le DAF externe peut également agir comme interlocuteur auprès des créanciers, mandataires ou conciliateurs afin de protéger les intérêts de l’entreprise et son patrimoine.
Nous évoquions dans un précédent article la problématique du risque cyber, soulignant notamment son coût élevé – pour les grandes sociétés comme les PME – et la méconnaissance dont il fait l’objet au sein des entreprises. Les pertes financières peuvent être multiples : amendes, enquêtes techniques, actions de relations publiques, sécurisation post-intrusion, frais de justice éventuels. Outre les diminutions de trésorerie et CA, ces attaques cyber se traduisent également par une hausse du cout des assurances : suite à la recrudescence de menaces de type « ransomware », les cyber-assurances ont en effet enregistré des pertes importantes au cours des dernières années.
D’après la société Beyond Trust, le montant moyen des rançons demandés aux entreprises est passé de 115 000 dollars en 2019 à 570 000 dollars au premier trimestre 2021. Le prix du risk management en entreprise s’envole donc, les assureurs adaptant les primes à l’ampleur de la menace. Selon le courtier Willis Towers Watson, « La hausse des primes, pour les grands comptes sans sinistre préalable, est comprise entre 50 et 150% sur un an. Et bien au-delà, quand l’entreprise a déjà subi une cyberattaque ». Pour les PME, la hausse oscille entre 20 et 50%, le courtier Marsh enregistrant pour sa part une hausse moyenne située autour des 40 à 45%… Certaines compagnies d’assurance ont même fait le choix du désengagement, Generali et Axa ne garantissant plus les rançons payées par les entreprises suites aux cyberattaques.
Les compétences du directeur administratif et financier (DAF) lui permettent ici de déterminer si une assurance spécifique est nécessaire, et de choisir le contrat adapté à ses clients.
Le pilotage financier de l’entreprise doit permettre la sécurisation de sa trésorerie et de son patrimoine en général. L’action du directeur administratif et financier consiste donc à fournir aux sociétés les outils nécessaires à leur protection face aux risque cyber, incluant bien sûr une police d’assurance adaptée. Le DAF externe va notamment accompagner l’entreprise dans la mise en place des mesures de cyber sécurité qui correspondent aux conditions des assureurs. Il doit également s’assurer que le budget consacré au risk management s’adapte aux besoins de la société : selon de nombreux experts en cybersécurité, la correcte gestion de ce risque nécessite 5 à 10 % du budget informatique.
Là encore l’action du DAF passe en premier lieu par la réalisation d’un audit nécessaire à l’évaluation du risque cyber, en tenant compte des spécificités de l’entreprise et de son activité. Après avoir établi une cartographie des risques – qui sera transmise à la direction – le DAF pourra mettre en place d’éventuelles actions correctives et adapter les process internes de l’entreprise à la réalité du risque cyber. Souscrire une assurance contre ces risques peut permettre de compléter les couvertures traditionnelles en matière de dommages, pertes (frais de reconstitution des données) et responsabilités, et de débloquer les sommes nécessaires au redémarrage de l’activité dans les plus brefs délais. L’expertise du DAF externe lui permet ici d’agir comme intermédiaire auprès des assureurs, et de négocier la signature d’un contrat d’assurance à même de protéger efficacement le patrimoine social de ses clients
Les missions d’un directeur administratif et financier s’articulent autour des stratégies de développement d’entreprise, et de la mise en œuvre d’outils prévisionnels nécessaires au pilotage et à la création de valeur. Elles dépassent donc la seule fonction comptable, et c’est pourquoi les dirigeants de PME se tournent fréquemment vers un DAF externe afin de bénéficier des éléments de prévisionnels qui contribueront la croissance rapide de leur société. En effet, l’expérience démontre que plus les entreprises employant un DAF sont petites, plus les dirigeants tendent à confier à ce collaborateur essentiel des fonctions supplémentaires qui dépassent ses missions premières. Or cette « surcharge » finit par nuire à l’efficacité du DAF interne, toute dispersion freinant à termes le développement de l’entreprise.
Le DAF externalisé pour sa part est sollicité par l’entreprise dans le cadre de missions bien précises – pilotage financier, mise en place de process, gestion de la trésorerie, stratégie financière, optimisation des équipes, risk management etc. – et reste concentré sur son cœur de métier. Si le DAF interne fait partie des salariés de l’entreprise, le DAF externe intervient dans le cadre de missions aussi bien ponctuelles que de longue durée, offrant donc une solution flexible aux sociétés ne possédant pas le personnel compétent en interne. En règle générale les entreprises ayant le plus besoin d’une direction administrative et financière optimisée sont celles qui emploient entre 5 et 100 personnes, et c’est pourquoi le DAF externe intervient très souvent dans le cadre de PME. Son expertise est cependant fréquemment plébiscitée par les grandes sociétés, y compris celles qui disposent de collaborateurs internes – le DAF externalisé intervenant ici en « renfort »
En intervenant dans un cadre bien précis fixé en coopération avec le chef d’entreprise, le DAF externe se concentre sur des missions à forte valeur ajoutée et déterminées quant à leur but et étendue : du fait de son caractère « ciblé », cette action d’optimisation est le plus souvent synonyme de performance. La flexibilité dans le cadre d’un marché en constante mutation est donc un des avantages majeurs qu’offre l’externalisation de la fonction de DAF. Les compétences du DAF externe lui permettent en effet d’accompagner la croissance de l’entreprise en fonction des conjonctures, favorisant une prise de décision adaptée aux nouvelles réalités économiques. A titre d’exemple, MontCel Développement intervient auprès de ses clients dans la mise en œuvre de processus de digitalisation nécessaires à la modernisation de leur activité.
L’externalisation des missions du DAF donne également l’opportunité aux entreprises de profiter d’une solide expertise dans les domaines de la finance, gestion et management tout en maîtrisant leurs dépenses : rémunéré en fonction de sa mission (que ce soit à la journée ou autre), le DAF externe permet aux sociétés de limiter les salaires, charges sociales et frais annexes liés à l’embauche d’un collaborateur permanent. Pour nombre de PME, ces coûts sont hélas souvent prohibitifs. L’avantage principal du DAF externalisé reste bien sûr la plus-value technique apportée à l’entreprise : outre la gestion de sa trésorerie et le pilotage financier, celle-ci bénéficiera d’une visibilité accrue à travers l’analyse de données, la réalisation de prévisionnels, de reportings, tableaux de bords et le vécu d’un manager expérimenté.
L’élaboration d’un business plan est une étape fondamentale dans la création de votre entreprise, ou pour le lancement sur le marché d’un nouveau produit ou service. Étude de marché exhaustive, le business plan détaille le modèle économique de votre société, sa stratégie commerciale ainsi que les éléments financiers qui joueront un rôle clé notamment auprès des banques. Le business plan est également le premier outil de pilotage à disposition de l’entreprise, permettant aux dirigeants d’anticiper la croissance de l’activité et de mesurer les résultats au regard des prévisions fixées. L’expertise du directeur administratif et financier débute ainsi dès la création de la société à travers le montage d’un business plan solide et pertinent, à même de convaincre les banques, les investisseurs, de séduire les partenaires commerciaux et d’assurer une croissance rapide de l’activité
Les compétences du DAF externalisé en matière de finance sont également un atout précieux pour votre entreprise. En tant que business partner privilégié du chef d’entreprise, le rôle du Directeur administrateur et financier est d’optimiser la gestion financière de la société à travers l’élaboration d’une stratégie efficace, la recherche de financements et une gestion saine de la trésorerie. Dans ce domaine, le DAF est qualifié pour agir comme relais de votre entreprise auprès des acteurs bancaires, investisseurs, experts-comptables, ou encore commissaires aux comptes. Cette expertise en stratégie financière a permis à MontCel développement d’accompagner plusieurs PME dans leurs décisions d’investissements et choix de financements, en déterminant les solutions les plus rentables pour ces sociétés.
Le directeur administratif et financier protège également l’entreprise face aux risques et aléas susceptibles d’entacher l’activité. À travers une cartographie précise de ces risques, le DAF va s’assurer que le processus de croissance et de création de valeur au sein de votre société ne soit pas interrompu. Le risk management englobe ici non seulement les indicateurs comptables et financiers mais également les relations avec les fournisseurs ou clients, la gestion des ressources humaines, l’optimisation de l’environnement professionnel, la qualité de vie au travail des salariés etc. En isolant les risques potentiels avant qu’ils ne surviennent, le DAF externalisé va protéger le patrimoine de votre entreprise en garantissant ses performances en toutes circonstances.