Pourquoi réaliser un diagnostic organisationnel et administratif de votre entreprise ?


Le diagnostic : définir des axes stratégiques et d’amélioration

Pour toute entreprise, la réalisation d’un diagnostic est une occasion de prendre conscience des forces et faiblesses qui conditionnent son développement actuel et futur. Outil pratique au service des dirigeants le diagnostic propose un « scan » complet des activités de la société, qui doit entre autres permettre d’identifier les opportunités et risques sur le plan organisationnel et administratif. S’appuyant sur ses compétences transversales, le DAF externalisé fournit ainsi aux chefs d’entreprises une analyse exhaustive englobant :

  • Audit du cycle ventes
  • Audit du cycle achats
  • Audit du cycle trésorerie
  • Audit du cycle RH

Les aspects abordés par le diagnostic dépendent bien sûr du secteur d’activité de l’entreprise – tertiaire, industriel, commercial etc. – et incorporent les données relatives au marché et à la concurrence. Le diagnostic de la fonction financière concerne en revanche toutes les sociétés et implique plusieurs étapes :

  • Analyse de croissance de l’entreprise
  • Analyse de performance
  • Analyse du flux de trésorerie
  • Analyse de la structure financière
  • Synthèse des risques financiers

Le diagnostic de l’entreprise prend également en compte les ressources humaines, qu’il s’agisse de compétences, de productivité, de risque ou encore de qualité de vie au travail.

Un objectif, accroitre la rentabilité de l’entreprise à travers un plan d’action

L’établissement d’un diagnostic complet répond bien sûr à des objectifs clairs, à commencer par la détermination de la rentabilité/ solvabilité de l’entreprise. Pour les sociétés confrontées à des difficultés financières, les données recueillies vont permettre d’identifier l’origine des dysfonctionnements et de déterminer les solutions adéquates. Mais le diagnostic est aussi et avant tout un outil de pilotage et de structuration de l’organisation qui préfigure la mise en œuvre d’une stratégie de croissance et de développement de l’activité. Les plans d’actions découlant du diagnostic vont donc aider le dirigeant d’entreprise sur plusieurs points cruciaux :

  • Prendre les décisions stratégiques nécessaires pour permettre à l’organisation de passer un seuil
  • Faire le choix de l’organisation administrative et financière à mettre en place
  • Définir et choisir les process adaptés à l’entreprise et à ses objectifs
  • Définir les contrôles permettant de vérifier l’implémentation/efficacité des dits process

Les différents audits qui composent le diagnostic (ventes, achats, RH, trésorerie etc.) se traduisent ainsi par une synthèse des points sensibles, et un ensemble de préconisations ciblées destinées à stimuler la création de valeur. Pour l’entreprise, les enjeux et bénéfices sont de taille :

  • Attirer de nouveaux investisseurs
  • Rassurer les banques
  • Identifier les leviers d’amélioration
  • Anticiper et organiser les perspectives de croissance
  • Améliorer les relations avec les partenaires, clients, fournisseurs, prestataires etc.

Les causes des difficultés rencontrées par les entreprises

La vie d’une entreprise peut hélas être marquée par la survenance de difficultés, notamment au cours de certaines phases « sensibles » – lancement d’une activité, phase de développement impliquant une prise de risque, transmission…Aussi est-il nécessaire d’identifier les causes des éventuelles problématiques. Les dirigeants d’entreprise doivent savoir que si un tiers des causes de difficultés sont accidentelles, les deux tiers n’en sont pas moins prévisibles et donc à même d’être solutionnées par une intervention adéquate. Les sources de ces difficultés sont multiples et l’on peut en distinguer 2 principales :

  • Les erreurs de gestion : entrent dans cette catégorie les choix stratégiques inadaptés, la méconnaissance des prix de revient et marges, les mésententes entre dirigeants et/ou associés, le manque de compétence des salariés et collaborateurs (risque RH), l’absence de tableaux de bords et outils de pilotage fiables, un mauvais système d’information, une communication obsolète
  • Les difficultés financières en tant que telles : défaillances clients (défauts de paiements), sous-capitalisation chronique, ruptures cycliques de trésorerie, investissements mal dirigés/financés, pertes structurelles.

A ces deux causes majeures s’ajoutent également les facteurs conjoncturels – situation économique ou politique internationale pouvant affecter les prix de certaines matières ou la logistique (crise sanitaire, conflit en Ukraine…) – ou les imprévus tels que la perte inattendue d’un client important, ou les problèmes de santé pouvant interrompre l’activité. Dans tous les cas, de telles difficultés peuvent lorsqu’elles ne sont pas traitées aboutir à une chute de l’activité, voire à une situation de cessation de paiement.

Prévention : quand et comment intervenir ?

Ces difficultés peuvent être lourdes et se traduire par une baisse du chiffre d’affaires et/ou une augmentation des charges – charges fixes et sociales notamment – entraînant une chute de l’activité et du résultat net de l’entreprise : aussi est-il nécessaire de mettre en œuvre des actions préventives afin de prévenir l’apparition de ces problématiques. Engager une veille en amont est bien sur nécessaire, mais il est important pour les entreprises de savoir faire appel à un professionnel du pilotage financier dès que les prémices d’une difficulté se font sentir. En effet dans la plupart des cas la mise en place d’actions correctives adaptées peut permettre de sauver l’entreprise avant qu’elle ne se trouve dans une situation d’urgence ou de cessation de paiements. L’expertise de MontCel Développement permet aux sociétés de toutes taille d’identifier leurs éventuelles défaillances avant la survenance de réelles difficultés, ce par le biais de diagnostics précis. Les outils de prévention ou de « sauvetage » dépendent évidemment de l’entreprise concernée et peuvent toucher à de nombreux éléments : rotation des stock, créances clients, crédit fournisseur, redirection des investissements, optimisation des coûts d’entreprise, évolution du C.A. et du résultat d’exploitation, niveau d’endettement, choix de stratégie marketing adaptées, compétences et adaptation de la masse salariale aux besoins de l’entreprise etc. Dans le cadre d’une procédure collective, le DAF externe peut également agir comme interlocuteur auprès des créanciers, mandataires ou conciliateurs afin de protéger les intérêts de l’entreprise et son patrimoine.

Création d’un business plan

L’élaboration d’un business plan est une étape fondamentale dans la création de votre entreprise, ou pour le lancement sur le marché d’un nouveau produit ou service. Étude de marché exhaustive, le business plan détaille le modèle économique de votre société, sa stratégie commerciale ainsi que les éléments financiers qui joueront un rôle clé notamment auprès des banques. Le business plan est également le premier outil de pilotage à disposition de l’entreprise, permettant aux dirigeants d’anticiper la croissance de l’activité et de mesurer les résultats au regard des prévisions fixées. L’expertise du directeur administratif et financier débute ainsi dès la création de la société à travers le montage d’un business plan solide et pertinent, à même de convaincre les banques, les investisseurs, de séduire les partenaires commerciaux et d’assurer une croissance rapide de l’activité

Conseil en financement

Les compétences du DAF externalisé en matière de finance sont également un atout précieux pour votre entreprise. En tant que business partner privilégié du chef d’entreprise, le rôle du Directeur administrateur et financier est d’optimiser la gestion financière de la société à travers l’élaboration d’une stratégie efficace, la recherche de financements et une gestion saine de la trésorerie. Dans ce domaine, le DAF est qualifié pour agir comme relais de votre entreprise auprès des acteurs bancaires, investisseurs, experts-comptables, ou encore commissaires aux comptes. Cette expertise en stratégie financière a permis à MontCel développement d’accompagner plusieurs PME dans leurs décisions d’investissements et choix de financements, en déterminant les solutions les plus rentables pour ces sociétés.

Gestion des risques

Le directeur administratif et financier protège également l’entreprise face aux risques et aléas susceptibles d’entacher l’activité. À travers une cartographie précise de ces risques, le DAF va s’assurer que le processus de croissance et de création de valeur au sein de votre société ne soit pas interrompu. Le risk management englobe ici non seulement les indicateurs comptables et financiers mais également les relations avec les fournisseurs ou clients, la gestion des ressources humaines, l’optimisation de l’environnement professionnel, la qualité de vie au travail des salariés etc. En isolant les risques potentiels avant qu’ils ne surviennent, le DAF externalisé va protéger le patrimoine de votre entreprise en garantissant ses performances en toutes circonstances. 

Le recrutement « aléatoire », un risque pour l’entreprise

Quels sont les principaux risques RH?

Au sein des grandes entreprises comme des PME, la gestion des ressources humaines est un élément stratégique qui conditionne le bon déroulement des activités et la croissance de la société. Les RH sont cependant exposées à de nombreux risques trop souvent sous-estimés ou méconnus, y compris de la part des DRH. 52 % des risques en matière de ressources humaines sont internes à l’entreprise et regroupent les risques psychosociaux et ceux liés à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). Le recrutement, la motivation, la formation et la gestion des compétences comptent ainsi parmi les risques susceptibles de compromettre les résultats et/ou la réputation de l’entreprise : que l’on songe seulement au préjudice qui affecte les entreprises victimes de l’absentéisme d’un ou plusieurs salariés, de comportements inadéquats sur le lieu de travail ou encore de compétences inadaptées voire obsolètes au regard de l’activité concernée. Rappelons que les processus d’embauche échouent dans 13,5% des cas, le retour sur investissement (ROI) négatif avoisinant quasiment 300 % dans le cadre d’un recrutement raté.

Des entreprises rarement préparées

Le recrutement constitue ainsi un investissement pour les sociétés, dont la masse salariale doit représenter un levier de croissance et non un simple risque. Alors que les risques internes précédemment évoqués impactent directement l’organisation et la productivité d’une entreprise, le risk management dans le domaine des RH est trop peu souvent pris en compte. D’après une enquête de l’Association de Management des Risques et des Assurances de l’Entreprise (AMRAE) portant sur la gestion des risques liés aux RH, 47 % des entreprises ne disposent pas d’indicateurs prédictifs nécessaires à l’évaluation des risques. En outre seules 20% d’entre elles considèrent qu’une démarche de gestion RH est nécessaire pour améliorer la productivité et la croissance des entreprises. Ainsi en l’absence de professionnels qualifiés dans le domaine du risk management, les sociétés restent exposées aux dangers que représente un recrutement aléatoire. Les conséquences sont par ailleurs nocives pour les salariés eux-mêmes qui devront travailler plus pour compenser les baisses de productivités.

Le risk management appliqué aux RH : un recrutement synonyme de croissance

Connaître l’environnement de l’entreprise et ses besoins réels

La gestion du risque dans le domaine des ressources humaines consiste à identifier les zones de vulnérabilité à travers un audit; celui permettra ensuite de mettre en œuvre aussi rapidement que possible les actions correctives nécessaires. Naturellement il est préférable d’agir en amont au niveau des processus de recrutement : MontCel Développement a été ainsi fréquemment sollicitée en qualité de risk manager pour assurer l’adéquation entre le personnel recruté – qu’il s’agisse de compétences ou de soft skills – et les besoins réels de l’entreprise. Une activité que nous poursuivons également dans le cadre de la société Antal – RH Performa, parfois aux côtés des DRH des sociétés lui faisant appel. Quelle que soit la situation, la gestion des risques appliqués aux ressources humaines n’est pas uniquement une affaire de chiffres et statistiques, bien qu’il s’agisse là d’indicateurs incontournables : la maîtrise du dialogue social est également indispensable.

Optimiser le recrutement pour encourager la création de valeur

Le management du risque appliqué aux RH passe par la mise en œuvre d’une GPEC performante, laquelle nécessite une connaissance des compétences nécessaires à l’entreprise et des dangers (immédiats ou à venir) auxquels elle est exposée – perte de compétitivité, baisses de résultats et difficultés de recrutement notamment. Le risk manager doit également être à même de s’imprégner du climat social de l’entreprise et de connaître sa stratégie afin de pouvoir lui procurer – à travers un recrutement optimisé – les compétences individuelles dont elle a besoin. Sachant qu’une entreprise sur deux seulement juge son processus de recrutement efficace, le rôle du risk-manager en RH consiste à éviter les coûts parfois considérables d’un recrutement raté :

  • Coût du processus de recrutement (dépenses en agent, temps et énergie pour les passer les annonces, sourcer, trier et sélectionner les candidatures, faire les contrôles de référence, faire passer les entretiens d’embauche…),

  • Coût du maintien en poste et celui du licenciement,

  • Coût des erreurs business (opportunités manquées par exemple),

  • Coût du déficit de productivité des équipes

En confiant le recrutement à un professionnel rompu au management du risque, les entreprises se trouvent en mesure d’éviter ces écueils et les pertes économiques qui en découlent. La gestion du risque appliquée aux ressources humaines va ainsi garantir aux sociétés la présence d’un personnel qualifié, expérimenté et volontaire qui contribuera effectivement à la croissance de l’activité.