La vie d’une entreprise peut hélas être marquée par la survenance de difficultés, notamment au cours de certaines phases « sensibles » – lancement d’une activité, phase de développement impliquant une prise de risque, transmission…Aussi est-il nécessaire d’identifier les causes des éventuelles problématiques afin de mener une action de prévention. Les dirigeants d’entreprise doivent savoir que si un tiers des causes de difficultés sont accidentelles, les deux tiers restent cependant prévisibles et donc à même d’être solutionnées par une intervention adéquate. Les sources de ces difficultés sont multiples et l’on peut en distinguer 2 principales :
A ces deux causes majeures s’ajoutent également les facteurs conjoncturels – situation économique ou politique internationale pouvant affecter les prix de certaines matières ou la logistique (crise sanitaire, conflit en Ukraine…) – ou les imprévus tels que la perte inattendue d’un client important, ou les problèmes de santé pouvant interrompre l’activité. Dans tous les cas, il convient de prévenir et/ou traiter de telles difficultés avant toute chute de l’activité susceptible d’entraîner une situation de cessation de paiement.
Ces difficultés peuvent être lourdes et se traduire par une baisse du chiffre d’affaires et/ou une augmentation des charges – charges fixes et sociales notamment – entraînant une chute de l’activité et du résultat net de l’entreprise : aussi est-il nécessaire de mettre en œuvre des actions préventives afin de prévenir l’apparition de ces problématiques. Engager une veille en amont est bien sur nécessaire, mais il est important pour les entreprises de savoir faire appel à un professionnel du pilotage financier dès que les prémices d’une difficulté se font sentir. En effet dans la plupart des cas la mise en place d’actions correctives adaptées peut permettre de sauver l’entreprise avant qu’elle ne se trouve dans une situation d’urgence ou de cessation de paiements. L’expertise de MontCel Développement permet aux sociétés de toutes taille d’identifier leurs éventuelles défaillances avant la survenance de réelles difficultés, ce par le biais de diagnostics précis.
Les outils de prévention ou de « sauvetage » dépendent évidemment de l’entreprise concernée et peuvent toucher à de nombreux éléments : rotation des stock, créances clients, crédit fournisseur, redirection des investissements, optimisation des coûts d’entreprise, évolution du C.A. et du résultat d’exploitation, niveau d’endettement, choix de stratégie marketing adaptées, compétences et adaptation de la masse salariale aux besoins de l’entreprise etc. Dans le cadre d’une procédure collective, le DAF externe peut également agir comme interlocuteur auprès des créanciers, mandataires ou conciliateurs afin de protéger les intérêts de l’entreprise et son patrimoine.
Également connu sous le terme de progiciel de gestion intégré (PGI), un « Enterprise Ressource Planning » ou ERP est un progiciel assurant la gestion des processus opérationnels d’une société et la centralisation de ses activités diverses. La croissance de votre entreprise vous conduira en effet à traiter des volumes de commandes importants ou une clientèle plus conséquente, et à gérer une comptabilité toujours plus complexe. L’ERP vient donc accompagner ce développement de votre activité en offrant des solutions en matière de gestion comptable et financière, gestion des ressources humaines, gestion des fournisseurs, des stocks ou encore du e-commerce.
Outre un gain de temps et d’énergie significatif, l’utilisation d’un logiciel ERP permet aux entreprises d’optimiser leurs coûts et ce à différents niveaux : réduction des dépenses administratives, réduction des stocks et encours, réduction des postes de saisie, simplification du processus de prise de décision, flexibilité des collaborateurs et gains opérationnels à travers un accroissement de l’activité. Par ailleurs le recours à un logiciel intuitif et collaboratif permet de réduire les coûts et durées de formation nécessaires aux salariés pour maîtriser l’outil digital, tout en stimulant leur moral et la productivité. D’où l’importance d’une utilisation optimisée de l’ERP.
Afin de garantir à l’entreprise de véritables résultats en termes de performances, la mise en place d’un ERP doit être adaptée aux besoins réels de l’entreprise. D’après une étude menée par le cabinet Panorama Consulting Solutions, seules 42 % des entreprises se déclarent satisfaites de la mise en œuvre de leur ERP : ainsi si les atouts stratégiques de l’ERP sont indéniables, une utilisation optimale du progiciel implique une maitrise des process et environnements qui caractérisent la société. L’intervention d’un directeur administratif et financier (DAF) externalisé va ici jouer un rôle moteur, qu’il s’agisse de réaliser l’audit de performance d’un ERP existant ou de choisir le futur progiciel qui conviendra à l’entreprise.
L’expertise du DAF – notamment sa connaissance du métier de la PME/PMI – lui permettra de définir des indicateurs (KPI) de performance pertinents, propres aux spécificités de la société, et ainsi de déterminer les solutions ERP adaptées aux objectifs de celle-ci. Pierre angulaire de la gestion de votre entreprise, l’ERP doit être évalué en fonction de plusieurs critères : fiabilité ; évolutivité en fonction de l’activité de l’entreprise ; aspect collaboratif et convivial/expérience-utilisateur ; rentabilité en tenant compte non seulement des coûts de mise en œuvre mais également des opérations de maintenance éventuelles.