GED : créer, gérer et stocker les documents d’entreprise
La gestion électronique des documents ou GED est un outil digital qui tend à se démocratiser à mesure que la facture dématérialisée devient une obligation légale. Les entreprises ayant recours à une gestion électronique des documents peuvent créer, stocker, utiliser ou détruire tous types de documents selon un modèle collaboratif et automatisé. Les documents concernés incluent non seulement les factures mais également les documents administratifs, fiches de paye, bons de commande, de livraison ou encore les notes de frais.
Les avantages de la GED, outre le passage vers la facture dématérialisée, sont multiples :
- Optimisation des coûts en entreprise : la gestion électronique des documents accroît la productivité des collaborateurs de l’entreprise en réduisant le temps de traitement des documents, financiers notamment. Exit également les coûts propres aux traitements « papier » de l’information en entreprise –consommation d’encre, matériel d’impression, et bien sûr stockage « physique » des archives, peu pratique et encombrants
- Optimisation de la communication en entreprise : Cette solution digitale permet aux collaborateurs de votre entreprise d’accéder facilement aux informations pertinentes via un système collaboratif qui se substitue à la circulation parfois désordonnée de documents écrits. La GED permet ainsi aux différents services de votre entreprise de travailler rapidement sur les mêmes documents, lesquels demeurent accessibles en toutes circonstances
- Service client : lorsque cela est nécessaire, la GED permet à votre clientèle d’accéder aux documents qui les concernent directement. Formulaires, pièces justificatives, là encore l’information circule rapidement et sans contraintes
- Sécurisation des informations: la gestion électronique des documents permet évidemment d’éviter des pertes d’informations qui peuvent s’avérer dommageables pour l’activité de l’entreprise ou sa réputation. Les systèmes d’archivage électronique viennent en outre empêcher toute modification erronée ou malveillante
- Ecologie et pratiques vertueuses: En réduisant considérablement la consommation de papier, la gestion électronique des documents est un outil qui favorise les pratiques durables en entreprise et leur permet de s’inscrire dans la dynamique de transition écologique. En réduisant leur impact sur l’environnement grâce à la GED, les entreprises ont l’opportunité de s’inscrire dans une démarche compatible avec les fameux critères ESG – environnementaux, sociétaux, gouvernance
OCR : analyse, reconnaissance et validation d’informations
Le système OCR (reconnaissance optique de caractères), désigne les logiciels capables d’analyser et reconnaître différentes informations inscrites dans un document afin d’en assurer la transcription numérique. Faisant appel à l’intelligence artificielle pour extraire des données (y compris à partir de documents papiers) il s’agit là encore d’un outil de transition digitale des process en entreprise.
Le système OCR peut être installé sur un ordinateur ou un smartphone afin de scanner des documents, sachant que les textes ainsi extraits peuvent ensuite être utilisés pour remplir des formulaires de façon automatisée. Cette nouvelle technologie de collecte d’informations est donc particulièrement utile dans le cadre de la dématérialisation des factures, certains systèmes OCR pouvant en outre lire des informations manuscrites. Outre la facture dématérialisée, l’OCR peut être utilisé par les sociétés dans différents cas de figure :
- Gestion des notes de frais d’une entreprise. Les logiciels équipés du système permettent la pré-saisie automatique des montants et la remontée des informations nécessaires
- Montant des dépenses
- Nombre de kilomètres parcourus
- TVA indiquée sur la facture
- Identité du collaborateur de l’entreprise concernée par la note de frais
- Date de la dépense
- Extraction de données carte bleue : l’enregistrement Online de nouveaux clients peut nécessiter l’extraction de données de cartes de crédit. Le système OCR va alors scanner cette carte (ou une photo) pour en extraire les données, incluant le texte inscrit sur la carte, puis structurer l’ensemble avant de le retranscrire au format adapté (JSON)
- Le traitement de nombreuses factures peut être un casse-tête pour les entreprises en particulier en période de forte activité. Le système OCR qui numérise et extrait de façon précise les informations de factures permet à la société d’optimiser ses process tout en évitant les erreurs. Le système OCR permet en effet de lutter contre les fraudes, de simplifier et automatiser les processus de facturation afin d’éviter les retards de paiement et de classer les informations extraite pour une éventuelle utilisation future
En d’autres termes, le système OCR renforce l’efficacité et la précision de l’entreprise tout en favorisant les gains de temps